Перевод документооборота в электронный вариант упрощает операционные процессы, избавляет от бумажной работы и экономит время. Но несмотря на все преимущества, этот процесс сталкивается с рядом предубеждений на свой счёт. Рассмотрим самые распространённые из них.
Миф 1.
Электронный документ — это не серьёзно. Настоящий документ должен быть на бумаге и с синей печатью.
Бюрократические методы работы уже давно въелись в наше подсознание. Некоторые сотрудники, в особенности старшего поколения, твёрдо убеждены, что доверять можно лишь бумажному оригиналу, а не этим вашим “интернетам”. Мы понимаем неприятие новшеств, но стремимся устранить этот стереотип. Иначе как войдём в новый мир?
Самый действенный способ развеять этот миф — прибегнуть к закону. Уже с 2003 года в Казахстане действует Закон «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», в котором сказано, что «электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.» При этом вам совсем не нужно дублировать документы и предоставлять их в двух вариантах.
Законодательство не только констатирует, оно поддерживает использование электронных документов и сообщает о равнозначности обоих форм документа. Поэтому, прежде чем отвергать электронный документооборот, вспомните, что он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.
Миф 2.
В этих электронных системах сложно разобраться.
Как только нам приходится сталкиваться с чем-то новым, наш мозг заблаговременно делает ложные предсказания и пытается нас уберечь. Так уж заведено эволюцией. Благо, электронные документы — это не появившийся ниоткуда фрукт, который страшно попробовать. ЭДО — это прогрессивный продукт, над которым трудились и трудятся миллионы умов. Миссия этого продукта — упростить рабочие процессы и жизнь сотрудников в целом. Разве будет продукт с миссией упрощать сложным?
В качестве конкретного примера рассмотрим idocs. Он основан на антропоцентрическом подходе, в центре которого — человек. По мере становления платформы, мы старались, чтобы в системе было всё просто и понятно. Встроенные шаблоны помогают быстро и правильно составить документ, а постоянная поддержка консультанта отвечает на ваши вопросы.
С документами в большинстве случаев работает бухгалтер, который уже прошёл путь джедая через программу 1С. В idocs есть встроенный модуль по работе с 1С, поэтому вам не придётся привыкать к новым интерфейсам.
Если вы когда-то освоили электронную почту, то электронный документооборот покажется вам простым. В сущности он очень схож с почтой, где документы делятся на входящие и исходящие. Особых знаний в технической сфере здесь не нужно.
Миф 3.
“Я что-то нажала и всё исчезло” или миф о том, что в электронном виде документы легко потерять.
Этот миф вполне можно понять. Системы работы с бумажными файлами складывались сотнями лет. Папки, файлофаксы, скоросшиватели, степлеры и другие прибамбасы — появились как результат этой системы.
Вот только какой бы идеально разложенной не была стопка папок, на ней никогда не окажется чудо кнопки “поиск”. В облачном пространстве все данные хранятся распределённо. Электронные документы создаются, редактируются, подписываются на компьютере и хранятся там же. Благодаря контекстному поиску, вы можете найти любой давности документ за пять, четыре, три, две, одну секунды. Такой вид документации освобождает вас от забот архивирования — все документы хранятся в одном месте.
Потерять документы просто невозможно, если вы обмениваетесь ими через платформу ЭДО, где каждая сторона подтверждает факт принятия или отправки. В случае с idocs, вы можете отслеживать маршруты и узнавать о статусах документов. Возможность контролировать документ даёт уверенность в его сохранности.
Миф 4.
А вдруг кто-то читает мои документы или пользуется моей ЭЦП?
Ваши данные никто не читает и не перепродаёт на чёрном рынке. Все они передаются по зашифрованному каналу. Доступ в платформу доступен только прошедшим проверку по ЭЦП лицам и по логину-паролю. Если говорить об ЭЦП, то её ключи открываются криптосредствами Национального Удостоверяющего Центра РК (НУЦ). Этот миф возникает из-за ложного представления о способах защиты данных и незнании правовых норм.
Мы очень серьёзно подходим к политике конфиденциальности, посему у наших сотрудников нет доступа к ЭЦП клиентов — они не хранятся внутри системы idocs. Главное, чтобы клиент не передавал информацию доступа третьим лицам и наконец сменил пароль ЭЦП с “123Аа” на что-то более существенное.
Если речь идёт о документах внутри самой платформы, то в хранилищах idocs все файлы зашифрованы с помощью криптостойкого алгоритма шифрования AES-128. Каждый день все базы данных автоматически копируются и шифруются, чтобы не было риска потери. Безопасность для нас основной приоритет, поэтому переживать за свои данные в idocs нет смысла.
Миф 5.
Электронные документы — дорогая услуга только для “богатых” компаний.
Мы часто упоминаем не только об экономии времени, но и об экономии средств при работе с ЭДО. Бумажный документооборот настолько прижился в наши будни, что расходы на него остаются незамеченными. Переберите в памяти всё, что требуется для отправки документа: канцелярия (бумага, файлы, папки, скоросшиватели и степлеры), принтеры (заправка картриджа и его обслуживание), архивное место (аренда помещения), доставка документов (курьерские и почтовые службы).
Мы осознаём, что переход на ЭДО должен быть финансово оправданным, поэтому все перечисленные расходы исключены при работе с idocs. Более того, входящие документы бесплатны в нашей платформе, а оплата не производится за каждый документ. Вам достаточно иметь ЭЦП и выбрать тариф в зависимости от объёма исходящих документов, чтобы начать работать в idocs.
Цена за тариф полностью оправдана, когда пользователь получает дополнительные плюшки в виде: постоянной проверки ЭЦП и предупреждениях о необходимости её заменить, возможность незарегистрированным пользователям подписывать документы, подключение бесконечного числа сотрудников, распределение обязанностей между сотрудниками, система уведомлений, интеграции с другими системами и неограниченный объём документов на хранении и постоянная поддержка с нашей стороны и обучение ваших сотрудников. А ещё первые 30 дней можно пользоваться платформой бесплатно!
Перед таким набором плюсов меркнет любой другой способ обмена документами. Тарифы можно подобрать для каждой компании индивидуально: как для больших игроков, так и для малого и среднего бизнеса. Безусловно, если вы работаете с большим количеством документов, то экономия для вас окажется весьма ощутимой.
Вывод
Верить мифам и легендам в нашей природе. Когда основным способом передачи информации было “из уст в уста”, веру людей во всё сказанное ещё можно понять и простить. Но в 21 веке, когда инфошум только сподвигает перепроверять даже самую достоверную на ваш счёт информацию, верить мифам — дело опасное. Поэтому, как только вы услышите очередную легенду об электронных документах, лучше свяжитесь с нами, а мы предоставим вам верный ответ.
