Результаты недавнего исследования, проведенного Gallup, показали, что до 85% сотрудников не вовлечены в работу по-настоящему. Это приводит к глобальным последствиям для бизнеса по всему миру. Согласно их исследованию, ежегодно в мире теряется около 7 триллионов долларов США из-за потери производительности.
Исследование также показывает, что 67% большинства сотрудников «не заняты» на своем рабочем месте. Начиная от IT-стартапов до крупных международных компаний — все страдают от незаинтересованности персонала.
Дальнейший анализ этого исследования показал, что большая часть не связанного с работой времени проводится в социальных сетях. Еще один пункт, на который люди тратят время впустую, включает общение с коллегами, личные звонки, длительные обеденные перерывы, ненужные видеозвонки и проверка личной почты.
Из-за отсутствия вовлеченности и низкой производительности, руководители ищут новые методы стимулирования сотрудников. Одним из самых простых и эффективных является умное правило продуктивности, называемое правилом “1-3-5”.
Правило “1-3-5” ― что это?
Это метод, который используется для того, чтобы ваша команда могла выполнять важные задачи быстро и эффективно, оставаясь при этом вовлеченной в свою работу.
Принцип правила таков ― вместо создания большого списка ежедневных дел, которые кажутся бесконечными, люди разбивают свой день на список задач, организованных по определенной иерархии.
Необходимо начать с одного большого дела или самой сложной задачи, затем перейти к трем средним по сложности задачам и, наконец, к пяти маленьким простым задачам. Правило “1-3-5” основано на факте, согласно которому человек может делать только ограниченное количество дел в день. Поэтому ему следует планировать свой день так, чтобы выполнять наиболее важные задачи в порядке убывания сложности.
Очевидно, что это правило не может быть использовано для всего подряд, и неизбежно может быть нарушено затянувшейся рабочей встречей или сдачей срочного отчета. Следовательно, важно оставаться гибким, но все же стараться максимально придерживаться плана.
Преимущество правила “1-3-5” в том, что ваша команда может справляться с большими проектами и выполнять более мелкие задачи в указанный срок.
Как применить?
Применение правила “1-3-5” заключается в том, что каждый сотрудник оценивает свою рабочую нагрузку и следует правилу так, чтобы видеть прогресс каждую неделю. Это правило подходит большинству компаний со стандартной структурой управления.
Список задач
В начале каждой недели, например, в воскресенье вечером, каждый сотрудник составляет список всех задач к предстоящей рабочей неделе. Это могут быть текучка с прошлой недели, ежедневное рутинное составление таблиц и долгосрочное закрытие сделки с крупным клиентом.
Если вы с коллегами совместно работаете над большим проектом, на выполнение которого уходит несколько месяцев, например, на создание веб-сайта для маркетплейса, его тоже нужно разбить на несколько задач.
Категоризация задач
После того, как список составлен, присваиваем каждой категорию:
- большие
- средние
- маленькие
Для большего удобства можно категоризировать задачи по времени выполнения. Например, на выполнение большой задачи обычно уходит от 3 до 5 часов. Маленькие задачи могут занять до получаса или меньше.
Например, большой задачей может быть настройка нового способа оплаты для вашего бизнеса. Средней задачей может быть составление протокола собрания, а маленькой ― составление шаблонов писем для рассылки.
Еще один совет по организации задач на неделю — записать действия, которые нужно совершить. Например, вместо того, чтобы написать «содействовать улучшению отношений с клиентом X», поставить задачу как «позвонить клиенту X и рассказать о новых услугах». Такую задачу легче выполнить и отчитаться о выполнении.
Несколько полезных приемов
Все, что остается делать после составления списка ― соблюдать правило и выполнять задачи в срок. Но с чего начать?
- Начните с важного
Правило “1-3-5” построено специально так, чтобы поставить на первое место самую сложную и трудновыполнимую задачу. Определить самую сложную задачу — легко, а вот выполнить ее — совсем другое дело.
Имеет смысл начинать день с решения самого сложного дела еще и потому, что в начале рабочего дня вы полны энергии и мало отвлекающих факторов. - Перерывы по-прежнему приветствуются
Следование правилу “1-3-5” не означает, что нужно не отрывать головы от работы до захода солнца. Люди биологически не способны сосредотачиваться на одной задаче много часов подряд.
На самом деле, оптимальнее всего мозг работает когда переключается с расслабления на сосредоточенную работу. Исследования показывают, что люди более эффективно справляются с задачами, когда решают их короткими очередями. - Техника Pomodoro
Техника Pomodoro — это система тайм-менеджмента, в которой вам нужно чередовать периоды сосредоточенной работы и частые короткие перерывы. Техника была разработана, чтобы способствовать устойчивой концентрации и избежать мыслительной усталости.
1. Выберите задачу (может быть большая, средняя или маленькая)
2. Засеките 25 минут
3. Работайте над этой задачей, пока не сработает таймер
4. Сделайте 5-минутный перерыв
5. После каждой четвертой задачи делайте более длительный перерыв на 15–30 минут. - Техника высокой продуктивности “Deep work”
Еще один метод, который может помочь работникам соблюдать правило “1–3–5” в таких отраслях, как строительство или образование. Он был разработан Кэлом Ньюпортом, профессором факультета информатики Джорджтаунского университета.
Эта техника основана на глубокой концентрации на задаче. Чтобы достичь этого состояния нужно придерживаться нескольких правил:
1. Никаких соцсетей. Когда вы начинаете работу над решением какой-либо задачи ― изолируйте себя на это время от мешающих внешних факторов. Не отвлекайтесь на проверку уведомлений и личной почты.
2. Четкие временные рамки. Как и в технике Pomodoro ― очень важно обозначить в голове сколько времени вы должны концентрироваться, чтобы достичь результата.
3. Переключение. При выполнении монотонных, однообразных действий, как пробежка, мытье посуды, складывание одежды, отвлеките мозг на обдумывание своей задачи. Пока тело занято привычными действиями, в голову могут прийти самые креативные мысли.
Резюме
Внедрение правила «1-3-5» в вашем бизнесе в сочетании с другими методами, описанными в этой статье, должно помочь повысить продуктивность вашей команды. Не забывайте поощрять ваших сотрудников внедрять полезные привычки в рабочий процесс, это неизбежно приведет к переходу к более качественному вкладу от каждого участника.
