Электронная подпись документов (ЭЦП) | Хранение документов - idocs
idocs
idocs
РЕГИСТРАЦИЯ

idocs

  • Почему именно idocs?
    • Тур по продукту
    • Интеграции
    • API
    • Безопасность
  • Клиенты и кейсы
  • Ресурсы
    • Руководство по idocs
    • FAQ / Help center
    • Блог
    • Контакты
  • |
  • Войти
Регистрация

Электронные документы: разновидности и особенности

опубликованно Мадияр / 01.6.2022 /

Все юридически значимые документы могут быть представлены в электронном виде. Для этого применяются системы ЭДО. Однако при их использовании необходимо соблюдать законодательные нормативы, а также правила передачи и хранения. Если электронные документы неправильно оформлены, либо нарушены другие требования, то это чревато убытками и штрафами для предприятия. Наша платформа idocs позволяет правильно организовать все рабочие процессы, экономить время и средства, хранить собственные документы на безопасном ресурсе.

Особенности терминологии

Электронные документы отличаются от документов в электронном виде. В первом случае информация изначально создается в системе, а во втором — в нее заносится лишь копия бумажного варианта. Электронные документы могут использоваться и иметь юридическую силу, только с электронной подписью документов (ЭЦП).

Требования к электронным документам

Такие данные обязаны отвечать нескольким критериям:

  • стандарты оформления, идентичные бумажным вариантам;
  • юридическая значимость (в том числе с помощью электронной подписи);
  • соответствие индивидуальным правилам работы с конкретным типом документов.

Электронный обмен документами осуществляется по цифровым каналам. Типы файлов, подходящие для этого, могут иметь различные форматы — DOC, PDF, RTF и т.п. Основным достоинством текстовых форматов является простота редактирования. Они применяются при создании должностных инструкций, контрактов, распоряжений и других документов.

Графические форматы нужны для снимков и скан-копий бумажных документов. Такими форматами пользуются при хранении чертежей, архивных файлов, эскизов, пр.

Преимущества системы ЭДО

У электронного хранения документов есть только один недостаток — необходимость финансовых вложений. Но в итоге они окупаются, а плюсов у ЭДО значительно больше:

  • быстрый поиск документов;
  • контроль доступа к файлам;
  • возможность одновременного использования документа разными сотрудниками;
  • надежная защита от повреждения данных;
  • возможность предоставления проверяющим доступа к электронному архиву.

При этом увеличение объема документооборота потребует минимального вложения ресурсов. А выгодно и эффективно организовать работу системы ЭДО в Вашем бизнесе поможет наша платформа idocs.

Поделиться
  • Tweet

Похожие темы

Автоматизация кадровых процессов
Фото команды менеджеров по продукту idocs
Менеджер по продукту (Product manager) в IT-сфере
Автоматизация торговли

Блог

  • Обновления
  • Продукт
  • Маркетинг
  • Tech
  • Личный опыт
  • Дизайн
  • Общие

О нас

  • Компания
  • Пресса
  • Карьера
  • Клиенты и кейсы
  • Контакты

Продукты

  • Тур по продукту
  • Интеграции
  • API
  • Калькулятор экономии
  • Безопасность

Ресурсы

  • Блог
  • Руководство по idocs
  • Вебинары
  • FAQ

Ссылки

  • Публичная оферта
  • Пользовательское соглашение
  • Политика конфиденциальности

idocs оптимизирует бизнес и упрощает документооборот, используя современные технологии. В 2014 году наша команда задумала изменить работу компаний с бумагами. Мы приступили к созданию облачной платформы по обмену документами и в 2016 году запустили сервис электронного документооборота – idocs.

logo_light

Все права защищены © 2014-2022 ТОО «IDOCSKZ»

Отклик на вакансию

[]
1 Step 1
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right