Release note
“Роли, права на работу с документами и управление сотрудниками в компании” что поменялось? зачем? и как?
Новый функционал
С 11 октября 2021 года в idocs будут изменены правовая и ролевая системы.
Мы долго думали над тем, как сделать Вашу работу с документами и управлением компанией более удобной. Результатом нашей работы стали новые функциональные изменения, которые откроют Вам больше возможностей в системе idocs. Ниже расскажем о некоторых из них.
Управление сотрудниками в компании
Добавлять сотрудников можно только в профиле компании или в профиле индивидуального предпринимателя. Физические лица не могут добавлять в свой профиль других пользователей.
Что же изменилось?
Сам процесс добавления/редактирования сотрудника не изменился. Изменилось лишь визуальное отображение. Всё стало симпатичнее и удобнее.
Небольшое напоминание о том, из чего состоит сам процесс:
- ШАГ 1 — Ввод ИИН добавляемого сотрудника
Здесь всё осталось прежним. После ввода ИИН сотрудника система выдаёт актуальные данные, чтобы Вам не нужно было вводить их снова вручную. - ШАГ 2 — Настройка сотрудника
На этом этапе вводится информация о сотруднике (электронный адрес, телефон и должность), выдаются роль и права.
Визуальные изменения произошли во втором шаге. Если раньше отображалась длинная портянка данных, и Вам нужно было выполнить множество действий, то теперь при добавлении/редактировании сотрудников Вы сможете четко понимать, на каком этапе находитесь, и что необходимо сделать.
Этапы добавления и управления сотрудниками
Первый этап — данные сотрудника — электронный адрес, телефон и должность.
Второй этап — выбор роли сотрудника. Здесь можно посмотреть более подробную информацию о возможностях каждой роли, нажав на “Подробнее”.
Третий этап — выбор прав на документы и информация о том, какие действия можно совершать с тем или иным правом.
Раньше такой возможности не было. Отныне Вам не придётся гадать и спрашивать, какое право нужно выдать, чтобы были доступны действия.
Мы сами осознаём удобство этих изменений, поэтому делимся не только информацией, но и радостью!
Четвертый этап — подтверждение всех введённых данных, чтобы удостовериться в их правильности.
На каждом этапе Вам доступны данные сотрудника, чтобы не забыть, кого именно Вы сейчас добавляете/редактируете. Можно также вернуться назад и откорректировать всё, что необходимо.
Возможно, Вы спросите, зачем нужно было все менять?
Всем изменениям в системе idocs есть логическое объяснение. Каждый день к нам присоединяются новые пользователи. И это здорово! Но бывает не совсем понятно, что же входит в каждую роль и в права на документы. Несмотря на то, что мы проводим обучение, предлагаем инструкции по пользованию системой, информация может забыться и потеряться. Нашей команде очень важно, чтобы idocs был удобен и понятен Всем: как новым, так и текущим клиентам.
Теперь мы показываем больше информации, чтобы Вы понимали, какие у Вас есть возможности в системе. Чтобы Ваш опыт был более гладким и эффективным, мы разделили информацию на разные этапы. Разберём изменения в ролевой и правовой системах. Начнем с ролей.
Роли
Роль — это настройки в системе, которые управляют тем, что приглашенные сотрудники могут делать в личном кабинете компании. В системе есть несколько ролей. Они выдаются каждому пользователю индивидуально.
Директор
Роль “Директор” присваивается автоматически первому руководителю компании или индивидуальному предпринимателю. Этот тип роли позволяет управлять всеми процессами в личном кабинете компании, включая права на документы. Мы его именуем суперадмином со сверхвозможностями.
Админ
Роль “Админ” выдаётся сотруднику Директором или другим сотрудником с ролью “Админ”. Возможность данной роли такая же как у Директора, за исключением прав на документы, которые выдаются индивидуально каждому сотруднику с такой ролью. Эта роль предназначена для сотрудников, которые являются помощниками и правой рукой суперадмина.
Сотрудник
“Сотрудник”. Всё, что может делать сотрудник с такой ролью — это видеть данные, но не редактировать их. Права на документы также выдаются отдельно. Данная роль назначается Директором, Админом и Модератором.
Ниже показана информация о том, что могут делать сотрудники каждой роли:
Что поменялось?
С момента запуска новой версии idocs было множество изменений, касающихся ролей. К сожалению, мы никак не показывали эти изменения. Все они просто озвучивались в момент обучения или при возникновении вопросов. На этот раз мы решили исправиться и рассказать о переменах заранее.
- Теперь Вы можете увидеть более подробную информацию по тому, какие функциональные возможности есть у каждой роли. Всё стало более структурным и информативным. Чтобы посмотреть, что входит в каждую роль, нужно в разделе “Сотрудники” выбрать сотрудника и посмотреть описание его роли.
- Права на работу с папками были перенесены в права на работу с внутренними документами. Теперь с папками может работать любой сотрудник, у которого есть право работы с внутренними документами. Необязательно выдавать сотруднику роль “Админ” или “Модератор”, чтобы он мог работать с папками. Это очень важное изменение, ведь раньше любой сотрудник вне зависимости от роли мог работать с папками.
- Доступ к биллингу также есть только у сотрудников в роли Директор, Админ и Модератор. Тут ничего не поменялось с точки зрения возможности ролей. Но изменился сам раздел “Биллинг”. Отныне перейдя в раздел Биллинг Вы увидите отдельный портал с обновленным дизайном и возможностями. Подробнее об изменениях можно узнать в описании про Биллинг.
Некоторые ошибки, которые были исправлены:
- Раньше сотрудники в роли “Модератор” имели возможность редактировать сотрудников в роли “Админ” — изменить им роль, должность, права и т.д. Мы исправили этот момент, потому что он нарушает идею о контроле. Теперь только Директор и Админ могут редактировать любую роль, а Модератор может редактировать только роль “Сотрудник”.
- Сотрудники в ролях “Админ” и “Модератор” могли редактировать свои роли самостоятельно. Этот момент также был исправлен. Чтобы редактировать свои роли, сотрудники должны попросить уполномоченных на это лиц в компании.
Мы рассказали обо всех изменениях в ролях. Теперь перейдём на права на документы.
Права на документы
Самые глобальные изменения произошли в системе прав на документы. Сейчас всё расскажем и покажем.
В idocs можно взаимодействовать с контрагентами используя внешний документооборот. Если у Вас компания или вы индивидуальный предприниматель, мы предоставляем возможность ведения внутреннего документооборота.
Вспомним, что же такое права на документы.
Права на документы — это настройки в системе idocs, которые управляют тем, что пользователи (сотрудники) могут видеть и делать с документами в профиле компании. Права на работу с документами выдаются индивидуально на каждого приглашенного в компанию сотрудника.
Как и что было?
В нашей предыдущей версии правовой системы права на документы разделялись по видам документов вне зависимости от того внешние или внутренние документы. Выдавая права на определенный вид документа, у сотрудников был доступ к данному виду документа на всех его стадиях. Конфиденциальность документа обеспечивалась с помощью функции “Доступно только участникам маршрута”. После чего только участники маршрута и владелец документа (автор или ответственный за входящий документ) имеют доступ к документу. Только Директору доступны все документы, не важно являлся ли он участником маршрута или нет. Этот момент остался неизменным.
Ниже показана информация о том, какие права были, и что в них входило:
Что изменилось, зачем и как повлияет?
Изменение №1 — виды документов
При текущей правовой системе у пользователей возникали проблемы с тем, что определенные нами виды документов не подходят всем компаниям. Приходилось находить и утверждать виды документов с каждым контрагентом. Тем самым затруднялось взаимодействие с Вашими контрагентами. Мы прислушались к Вашим отзывам. Теперь права на документы не привязаны к видам документов. Вам больше не нужно:
- определять, к какому виду документов сотрудник должен иметь доступ
- переживать о том, чтобы Ваш контрагент отправил документ правильного вида, чтобы сотрудники получили документ и смогли его обработать
- ожидать долгую обработку документов из-за того, что сотрудники контрагента могут не иметь права на данный вид документа
Изменение №2 — внешние и внутренние документы
Мы разделили права на внешние и внутренние документы. Теперь Вы чётко будете знать, какое право выдавать сотрудникам, будет он работать только с внешними документами, только с внутренними документами или с теми и другими.
Изменение №3 — права на внешние документы
Это самое важное изменение самих прав и того, что входит в каждое право с точки зрения действий над документами. Чтобы посмотреть, что входит в каждое право, нужно выбрать сотрудника в разделе “Сотрудники” и посмотреть его права.
1. Право работы с документами было разделено на исходящие документы и на входящие документы.
Теперь Вы можете выдать соответствующее право сотрудникам, которые работают только с входящими документами. Рассмотрим подробнее, что именно изменилось по правам входящих документов.
В плане PRO
В плане PRO права по работе с входящими документами разделены на два раздела: Работа с новыми входящими документами и Работа с входящими документами. Такое разделение предназначено для компаний, которым необходимо разделить ответственность сотрудников по работе с входящими документами.
Теперь только сотрудники с правом “Работа с новыми входящими документами” смогут получать новые документы от контрагентов и назначать ответственного за документ. Это своего рода онлайн канцелярия. С новыми правами мы запускаем новый функционал “Назначение ответственного”. Ответственный за документ в свою очередь сможет совершать все необходимые действия над документом, отправить документ по маршруту или совершить быстрое действие. Пока документ не отправлен по маршруту, или не было совершено быстрое действие, есть возможность отменить назначение и назначить другого сотрудника.
Более подробно о данном функционале можно прочитать в описании про “Назначение ответственного”.
В плане STANDARD
В плане STANDARD такого разделения нет. Здесь только одно право “Работа с входящими документами”. Сотрудники с данным правом могут получать новые документы от контрагентов и совершать все необходимые действия над документами.
Процесс остается прежним, за исключением того, что сотрудник автоматически становится ответственным за документ только после отправки по маршруту или совершения быстрого действия над документом.
Напомним, как это было раньше. Сотрудник автоматически становился ответственным при создании маршрута, что влекло за собой множество недопониманий. Сотрудник, совершивший создание маршрута, мог сделать это случайно. Таким образом документ мог застрять на нем, а другие работники не могли ничего с этим поделать.
Теперь, даже если какой-либо сотрудник нажал на кнопку “Создать маршрут”, но не отправил документ по маршруту, другой сотрудник с правом “Работа с входящими документами” имеет возможность обработать данный документ.
2. Право подписания документов было разделено на исходящие документы и на входящие документы.
Если у вас есть чёткое разделение по подписанию документов, например, есть сотрудники, которые могут подписывать только исходящие документы, только входящие или те и другие, то вы сможете выдать права подписания по отдельности или выдать оба права сразу.
3. Согласование документов было вынесено как отдельное право.
Отныне вы сможете добавить в качестве участников маршрута на согласование только тех сотрудников, у которых есть право согласования.
4. Добавлено право “Просмотр всех документов”.
Данное право позволяет сотрудникам, которые никак не участвовали в жизни документа, не являются автором документа, участником маршрута или ответственным за входящий документ, иметь доступ к любым документам.
Это право актуально только для внешних документов. К примеру, оно может выдаваться внешним или внутренним аудиторам, контролерам, которым не нужно ничего делать с документом, но необходимо видеть все внешние документы компании и контролировать документооборот.
Ниже показана информация о том, какие теперь есть права, и что в них входит:
Изменение №4 — права на внутренние документы
В связи с разделением прав на внешние и внутренние документы, теперь Вы можете каждому сотруднику выдавать права на внутренние документы отдельно от внешних. Чтобы посмотреть, что входит в каждое право, нужно выбрать сотрудника в разделе “Сотрудники” и посмотреть его права.
1. Работа с внутренними документами была вынесена как отдельное право.
Данное право включает в себя полноценную работу с внутренними документами, включая работу с папками.
2. Cкачивание внутренних документов вынесено как отдельное право.
Для обеспечения контроля над документами только определенные сотрудники смогут скачивать внутренние документы.
Ниже информация по новым правам, и что в них входит:
Изменение №5 — доступность документов
Теперь доступ к документам по умолчанию закрыт. Документы доступны только тем сотрудникам, которые как-то участвовали в документе: автору документа, участникам маршрута, ответственным за входящий документ, сотрудникам с правом “Просмотр всех документов”. Напомним, что Директору всё также доступны все документы.
Раньше за закрытие доступа к документам отвечала настройка в маршруте “Доступно только участникам маршрута”. Чтобы исключить ошибки и раскрытие конфиденциальной информации, мы сделали документы закрытыми изначально.
Как же быть, если какой-то из сотрудников должен получить доступ к документу, а он не является ни участником маршрута, ни автором? Не волнуйтесь! Мы учли этот момент и запустили ещё один новый функционал “Настройки доступа”, который позволит открывать/закрывать доступ к документам нужным сотрудникам. Все операции фиксируются в истории документов, где будет видно у каких сотрудников имеется доступ и какой сотрудник открыл его. Подробнее в описании “Настройки доступа”.
Заключение
На этом мы закончим наше описание про изменения в правовой и ролевой системах. Просим понять и простить нас за большое количество информации. Уверяем, что все изменения сделают Вашу работу в системе ещё удобнее и эффективнее.
Надеемся, что понятно рассказали обо всех изменениях. Вы всегда можете вернуться к этим описаниям или обратиться в службу технической поддержки idocs. Мы готовы помочь, ответить на любые вопросы и быть с Вами в этот непростой, но захватывающий период перехода на новую систему прав.
Помните, команда idocs всегда рядом с Вами и заботится о Ваc! ❤️
