Дорогие пользователи платформы idocs! Поздравляем Вас с новым 2023 годом и благодарим за еще один плодотворный год, проведенный вместе с нами.
Сегодня мы поделимся с Вами новыми фичами, над которыми работали в последнее время и которыми Вы можете начать пользоваться с сегодняшнего дня.
Замена сотрудника в маршруте
Сколько раз при отправке документа на согласование или подписание Вам приходилось отзывать документ, из-за того что указан не тот сотрудник? Или из-за сотрудника, который внезапно уволился или ушел в отпуск? До сих пор заменить подписанта в отправленном документе можно было только одним способом – отозвать документ целиком и запустить заново по исправленному маршруту. Это увеличивало сроки и затрудняло процесс согласования документов.
Данным релизом мы решили эту проблему!
Теперь у наших пользователей есть возможность точечно заменить сотрудника в уже отправленном по маршруту документе.
- Заменить сотрудника в маршруте имеют право автор документа и сотрудник с ролью “Админ”.
- Заменить сотрудника в маршруте можно в документах со статусом “На согласовании/подписи”.
- Заменить можно только тех сотрудников, которые не успели совершить никаких действий с документом.
- Можно заменить сколько угодно сотрудников в одном маршруте.
- Новый сотрудник в маршруте получит уведомление о необходимости совершить действие с документом.
- Информацию о замене сотрудника можно посмотреть в истории документа.
Полную инструкцию по замене сотрудника в маршруте Вы найдете в разделе «Помощь».
Блокировка шаблона маршрута
В одном из прошлых релизов мы предоставили пользователям возможность сохранять шаблоны часто используемых маршрутов для внутреннего пользования. За это время наша команда доработала эту фичу для большего удобства.
У многих компаний есть внутренний регламент согласования документов, который обычно устанавливается отделами и который нельзя редактировать и удалять.
В новом релизе мы добавили возможность заблокировать шаблон маршрута от редактирования и случайного удаления другими сотрудниками. Заблокировать и разблокировать шаблоны могут сами авторы и сотрудники с ролью “Директор” и “Админ”.
При сохранении нового шаблона маршрута просто кликните на иконку замочка – и Ваш шаблон защищен! При выборе шаблона маршрута, заблокированные шаблоны выделяются значком перечеркнутого карандаша. Такие шаблоны невозможно редактировать или удалить.
Просмотреть список и авторов всех сохраненных шаблонов маршрута, заблокировать/разблокировать и удалить шаблоны также можно в настройках компании. Полную инструкцию по блокировке шаблона маршрута Вы можете найти в разделе «Помощь» в категории «Маршрут».
Напоминаем, на тарифе Standard компания может сохранить до 5 шаблонов, а на Custom и Pro – неограниченное количество.
Аннулирование документов
Наша служба поддержки получает множество запросов на аннулирование ошибочно подписанных документов. До сих пор нашим пользователям приходилось самостоятельно заполнять отдельные заявки на аннулирование, они обрабатывались сотрудниками техподдержки вручную, в порядке очереди, что занимало много времени и ресурсов.
Мы решили ускорить и упростить этот процесс. Теперь Вы можете массово или точечно отправить любой ошибочно подписанный документ на аннулирование прямо из списка документов. Заявка на аннулирование формируется автоматически и Вам остается только подписать и отправить контрагенту на согласование. Как только контрагент подпишет заявку со своей стороны, на документе проставляется водяной знак и он отправляется в архив у обеих сторон. Данный документ юридической силы больше иметь не будет.
Подробнее о процессе аннулирования документа читайте в инструкции в «Настройках» в разделе «Работа с завершенными документами».
С уважением, команда idocs!
