Кейсы idocs: как компании ускоряют документооборот и подписание документов

Электронный документооборот давно перестал быть просто «удобной заменой бумаги». Для компаний, которые работают с большим количеством договоров, накладных, кадровых документов и согласований, это уже полноценный инструмент роста: он помогает ускорять процессы, снижать операционные риски, контролировать статусы документов и сэкономить рабочее время.

На примере клиентов idocs видно, как переход на электронный документооборот помогает компаниям из разных сфер: логистики, образования, промышленности, e-commerce, HR, автомобильного бизнеса и крупных холдингов, выстраивать более прозрачные и управляемые процессы.

До внедрения idocs многие процессы у клиентов строились по классической схеме: документ создавался в Word, распечатывался, подписывался вручную, отправлялся курьером или почтой, затем возвращался, сканировался и регистрировался вручную. Такой подход занимал много времени, требовал постоянного контроля и создавал риски: документы могли теряться, сроки подписания затягивались, а сотрудники тратили часы на рутинные операции.

Именно с такими задачами столкнулись компании, которые выбрали idocs. Их объединяло одно: потребность в быстром, понятном и безопасном инструменте для работы с документами.

Одним из наиболее показательных результатов стала автоматизация работы с контрактами в Nazarbayev University.

С помощью idocs университет создает документы по шаблонам, отправляет их на согласование и подписание через ЭЦП, а контрагенты могут оставлять комментарии непосредственно в документе.

Результаты:

• экономия до 10 часов рабочего времени каждую неделю;
• более эффективное управление контрактами;
• упрощение процесса согласования;
• возможность работать с документами с мобильных устройств.

До внедрения idocs сотрудники создавали договоры вручную, распечатывали их и контролировали возврат подписанных экземпляров.

Раньше договоры создавались по шаблонам Word, распечатывались, рассылались клиентам, затем возвращались и регистрировались вручную. Это был долгий, затратный и неэкологичный процесс.

После внедрения idocs компания получила:

• полный контроль над текущими контрактами;
• актуальную информацию по статусу документов;
• снижение объема ручной работы;
• более быстрый процесс заключения сделок.

Ранее сотрудники Siemens работали с бумажными документами и тратили время на поиск нужных подписей и контроль движения документов.

После внедрения idocs компания получила:

• прозрачный и управляемый процесс согласования;
• быстрый доступ к документам;
• более гибкую работу с контрактами;
• сокращение бумажного документооборота.

Этот кейс показывает, что электронный документооборот подходит не только для локальных процессов, но и для крупных компаний со сложной структурой.

Для Aq-niet Group цифровизация стала необходимым условием масштабирования. Компания развивается в сфере логистических решений для e-commerce, поэтому скорость согласований напрямую влияет на бизнес.

До idocs бумажные документы приходилось отправлять туда и обратно, что занимало много времени. Иногда документы терялись на почте. После перехода на электронный документооборот компания получила возможность провести встречу утром и подписать договор в тот же день.

Результаты:

• согласование стало проще и быстрее;
• клиенты стали довольнее за счет сокращения ожидания;
• контрактный менеджмент стал более управляемым;
• компания получила инструмент для масштабирования процессов.

Aq-niet Group выбрала idocs после оценки нескольких поставщиков, потому что компании была нужна надежная система для управления контрактами.

Chocofamily начала использовать idocs для создания и отправки предложений клиентам, но быстро увидела более значимый эффект: экономию времени на управлении новыми контрактами и внутренними процессами.

После внедрения idocs Chocofamily получила:

• единый обзор контрактного процесса;
• возможность быстро согласовывать документы внутри компании;
• снижение количества ручных операций;
• больше времени для работы с клиентами и развития бизнеса.

Для быстро растущих компаний особенно важно, чтобы система могла меняться вместе с бизнесом. В этом idocs помогает сохранять гибкость без потери контроля.

До перехода на электронный формат документы подписывались вручную, сканировались, отправлялись по электронной почте, а оригиналы дублировались и хранились в бумажном виде. Среди сложностей были риск потери документов, длительные сроки подписания, отсутствие прозрачного контроля статусов, высокая административная нагрузка и затраты на печать, курьеров и хранение.

С помощью idocs Wolt полностью перевела в электронный формат кадровый документооборот: трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, кадровые уведомления и другие HR-документы.

В системе работает около 500 пользователей. Благодаря маршрутам согласования и ролям процесс подписания стал прозрачным и контролируемым.

После внедрения Wolt получила:

• перевела кадровый документооборот в электронный формат;
• сократила сроки подписания документов;
• исключила потери документов;
• снизила административную нагрузку на сотрудников.

Для Wolt электронный документооборот стал не просто удобством, а базовым элементом эффективной операционной модели.

Клиенты idocs работают в разных отраслях, но их результаты во многом похожи. Электронный документооборот помогает компаниям:

• быстрее подписывать договоры, накладные и кадровые документы;
• контролировать статусы на каждом этапе;
• снижать затраты на бумагу, печать, доставку и архивы;
• уменьшать количество рутинных операций;
• ускорять коммуникацию с контрагентами и сотрудниками;
• работать с документами удаленно;
• повышать прозрачность и юридическую защищенность процессов.

Главное преимущество idocs — в том, что система помогает не просто заменить бумагу электронным форматом, а перестроить документооборот так, чтобы он стал быстрее, понятнее и удобнее для всех участников.

Если в вашей компании документы все еще проходят долгий путь от печати до подписи, возможно, пришло время перейти на электронный документооборот.

Зарегистрируйтесь в idocs и попробуйте сервис бесплатно в течение 14 дней. За это время вы сможете оценить, как электронное подписание документов, маршруты согласования, контроль статусов и онлайн-доступ помогают ускорить рабочие процессы.

Вы можете начать с бесплатного периода, а затем выбрать любой тариф, который подходит под задачи вашей компании.