Какие бизнес-процессы поддаются и не поддаются автоматизации?
Какие решения для автоматизации предлагает рынок в 2024 году?
10 шагов для автоматизации бизнеса
Для чего нужна автоматизация бизнеса?
На сегодняшний день конкуренция на рынке выросла настолько, что если в вашей компании бизнес-процессы не выстроены четко и эффективно, то рынок попросту вытеснит вас. Существует множество инструментов для повышения эффективности, но, пожалуй, основной - это автоматизация.
Автоматизация бизнеса - это процесс внедрения специального программного обеспечения или технологии, которые позволяют автоматически выполнять определенные задачи или процессы, связанные с управлением, продажами, маркетингом, обслуживанием клиентов и т.д. Она помогает повысить эффективность работников, снизить затраты на персонал путем частичной отмены ручного труда, улучшить качество и удовлетворенность клиентов, а также управлять производственными процессами и легко их контролировать.
Какие бизнес-процессы поддаются и не поддаются автоматизации?
Автоматизация на данный момент отлично проявила себя в таких бизнес-процессах, как:
Управление персоналом: учет кадров, оплата труда, внутренний документооборот- это только часть задач, которые решают современные системы автоматизации. Например, с помощью программы 1С ЗУП (Зарплата и управление персоналом) можно автоматизировать расчет заработной платы и кадровую политику.
Маркетинг: автоматическая рассылка писем клиентам и анализ эффективности инструментов продвижения (например, Google Аналитика собирает данные с сайтов и приложений, составляет отчеты с информацией, полезной для продвижения).
Продажи: рынок предлагает много вариантов для управления продажами. Современные CRM-системы позволяют отслеживать поток клиентов, фиксировать все взаимодействия, сопровождать сделки и анализировать данные.
Финансовые операции: контролировать движение денег в компании станет намного проще, если автоматизировать бухгалтерию, обработку платежей, учет расходов и доходов и т.д. Большой популярностью в Казахстане пользуется программа автоматизации учета, отчетности и налогообложения “1С Бухгалтерия”.
Внутренние коммуникации: налаженный процесс взаимодействия между сотрудниками - это важный фактор для построения бизнеса. Тут вам помогут различные платформы для управления проектами (например, “Trello”, “Slack”, “Asana” и др.).
Документооборот: вы можете перевести весь документооборот, от контрактов с партнерами до кадрового учета, в электронный формат. Чтобы узнать, как это сделать, переходите по ссылке.
Как видите, множество бизнес-процессов можно с легкостью автоматизировать, и, тем самым, повысить общую эффективность. Однако нужно учитывать и некоторые ограничения в данном вопросе.
Творческий процесс: задачи, которые решаются с помощью креативности и новых идей, не могут быть автоматизированы.
Отношения с клиентами: несмотря на то, что CRM-системы собирают данные пользователей и формируют предложения, они не заменят личного общения и эмоциональной составляющей.
Анализ неструктурированных данных: есть типы данных, которые не могут быть автоматизированы. Например, обзвоны клиентов, переписки в соц.сетях и т.д.
Кризис-менеджмент: есть бизнес-процессы, которые предполагают чрезвычайные ситуации, требующие быстрого решения. Такие процессы невозможно учесть в системе или предвидеть.
Какие решения для автоматизации предлагает рынок в 2024 году?
CRM-системы, Customer Relationship Management - системы для работы с продажами и маркетингом, помогают повысить качество обслуживания клиентов.
ERP-системы, Enterprise Resource Planning - системы для планирования и управления ресурсами предприятия. Они собирают данные из всех бизнес-процессов компании и предоставляют отчет о текущем состоянии предприятия.
BPM-системы, Business Process Management - это системы для управления бизнес-процессами.
RPA-системы, Robotic Process Automation - автоматизируют рутинные процессы, основываясь на заданных алгоритмах.
SCM-системы, Supply Chain Management - помогают управлять поставками, логистикой и заказами.
HRM-системы, Human Capital Management - системы для управления персоналом. Помогают наладить внутренний документооборот и межкадровые коммуникации.
ECM-системы, Enterprise Content Management - позволяют управлять документацией и бизнес-данными.
WMS-системы, Warehouse Management System - системы для управления складской деятельностью: инвентаризация, хранение и отслеживание товаров, контроль запасов и т.д.
TMS, Transportation Management System - отличные помощники в логистике: помогают управлять отгрузкой, доставками и оптимальными маршрутами.
10 шагов для автоматизации бизнеса
1.Определите цели и ожидания от автоматизации. Что вы хотите достичь с помощью автоматизации? Какие показатели вы будете использовать для измерения успеха? Какие проблемы или болевые точки вы хотите решить?
2.Выберите процессы или задачи, которые подходят для автоматизации. Не все процессы или задачи можно или нужно автоматизировать. Выбирайте те, которые повторяются часто, требуют много времени или ресурсов, подвержены ошибкам или имеют четко определенные правила и условия.
3.Проанализируйте текущее состояние процессов или задач. Как они выполняются сейчас? Кто участвует в них? Какие инструменты или системы используются? Какие сложности и препятствия возникают? Какие риски и уязвимости существуют?
4.Разработайте план автоматизации. Определите, какие шаги, действия или решения будут автоматизированы, а какие останутся под контролем работников. Определите, какие инструменты или технологии вы будете использовать для автоматизации. Определите, как вы будете интегрировать автоматизацию с существующими процессами. Определите, как вы будете тестировать, запускать и поддерживать автоматизацию.
5.Выберите подходящего поставщика или партнера для автоматизации. Если вы не имеете достаточных знаний или ресурсов для самостоятельной реализации автоматизации, вы можете обратиться к специализированной компании или консультанту, которые помогут вам выбрать и внедрить подходящее решение.
6.Реализуйте автоматизацию поэтапно. Не пытайтесь автоматизировать все сразу. Начните с простых или приоритетных процессов или задач, которые дадут вам быстрый результат и обратную связь.
7.Тестируйте на каждом этапе бизнес-процесса. Проверяйте работоспособность и эффективность автоматизации на каждом этапе. Собирайте и анализируйте данные о производительности, качестве, затратах и удовлетворенности. Вносите необходимые корректировки и улучшения.
8.Обучите и мотивируйте своих сотрудников. Автоматизация бизнеса не означает, что вы избавляетесь от своих сотрудников. Наоборот, вы освобождаете их от рутинных или низкоприоритетных задач и позволяете им сосредоточиться на более творческих или стратегических аспектах работы. Для этого вам нужно обучить и мотивировать своих сотрудников, чтобы они понимали цели и преимущества автоматизации, умели работать с новыми инструментами или системами, и видели перспективы своего развития и карьеры.
9.Соберите обратную связь. Совместно с заинтересованными в бизнес-процессе сотрудниками обсудите, насколько эффективнее стала работа за определенный период. Выясните, где система “проседает” и в каких местах, наоборот, ускоряет достижение цели. Выработайте план по оптимизации, то есть улучшению бизнес-процессов.
10.Оценивайте и оптимизируйте автоматизацию постоянно. Автоматизация бизнеса - это не одноразовый проект, а постоянный процесс. Вы должны регулярно мониторить и измерять результаты автоматизации, сравнивать их с целями и ожиданиями, выявлять проблемы или возможности для улучшения. Вы должны также адаптировать автоматизацию к изменениям в бизнесе, рынке, технологии или потребностях клиентов.
В общем и целом, автоматизировать бизнес-процессы за один день не получится. Но если подойти к данному вопросу серьезно и выделить время, то вы точно не пожалеете. Автоматизация поможет вашему бизнесу оптимизировать ресурсы, снизить нагрузку на персонал, облегчить управление и контроль над выполнением задач и минимизировать ошибки.
Если вы стремитесь автоматизировать свой бизнес и ищете надежного партнера для реализации этой задачи, не упустите возможность оставить заявку. Наша команда в iDocs.kz свяжется с вами, чтобы обсудить, как мы можем помочь вашему бизнесу стать более эффективным и конкурентоспособным.
Автор статьи: Калауова Карина, контент-менеджер idocs