Блог

Как повысить продуктивность команды с помощью правила “1-3-5”

2022-05-18 20:02 Общие
Результаты недавнего исследования, проведенного Gallup, показали, что до 85% сотрудников не вовлечены в работу по-настоящему. Это приводит к глобальным последствиям для бизнеса по всему миру. Согласно их исследованию, ежегодно в мире теряется около 7 триллионов долларов США из-за потери производительности.
Исследование также показывает, что 67% большинства сотрудников «не заняты» на своем рабочем месте. Начиная от IT-стартапов до крупных международных компаний — все страдают от незаинтересованности персонала.
Дальнейший анализ этого исследования показал, что большая часть не связанного с работой времени проводится в социальных сетях. Еще один пункт, на который люди тратят время впустую, включает общение с коллегами, личные звонки, длительные обеденные перерывы, ненужные видеозвонки и проверка личной почты.
Из-за отсутствия вовлеченности и низкой производительности, руководители ищут новые методы стимулирования сотрудников. Одним из самых простых и эффективных является умное правило продуктивности, называемое правилом “1-3-5”.

Правило “1-3-5” ― что это?

Это метод, который используется для того, чтобы ваша команда могла выполнять важные задачи быстро и эффективно, оставаясь при этом вовлеченной в свою работу.
Принцип правила таков ― вместо создания большого списка ежедневных дел, которые кажутся бесконечными, люди разбивают свой день на список задач, организованных по определенной иерархии.
Необходимо начать с одного большого дела или самой сложной задачи, затем перейти к трем средним по сложности задачам и, наконец, к пяти маленьким простым задачам. Правило “1-3-5” основано на факте, согласно которому человек может делать только ограниченное количество дел в день. Поэтому ему следует планировать свой день так, чтобы выполнять наиболее важные задачи в порядке убывания сложности.
Очевидно, что это правило не может быть использовано для всего подряд, и неизбежно может быть нарушено затянувшейся рабочей встречей или сдачей срочного отчета. Следовательно, важно оставаться гибким, но все же стараться максимально придерживаться плана.
Преимущество правила “1-3-5” в том, что ваша команда может справляться с большими проектами и выполнять более мелкие задачи в указанный срок.

Как применить правила?

Применение правила “1-3-5” заключается в том, что каждый сотрудник оценивает свою рабочую нагрузку и следует правилу так, чтобы видеть прогресс каждую неделю. Это правило подходит большинству компаний со стандартной структурой управления.

Список задач

В начале каждой недели, например, в воскресенье вечером, каждый сотрудник составляет список всех задач к предстоящей рабочей неделе. Это могут быть текучка с прошлой недели, ежедневное рутинное составление таблиц и долгосрочное закрытие сделки с крупным клиентом.
Если вы с коллегами совместно работаете над большим проектом, на выполнение которого уходит несколько месяцев, например, на создание веб-сайта для маркетплейса, его тоже нужно разбить на несколько задач.

Категоризация задач

После того, как список составлен, присваиваем каждой категорию:
  • большие
  • средние
  • маленькие
Для большего удобства можно категоризировать задачи по времени выполнения. Например, на выполнение большой задачи обычно уходит от 3 до 5 часов. Маленькие задачи могут занять до получаса или меньше.
Например, большой задачей может быть настройка нового способа оплаты для вашего бизнеса. Средней задачей может быть составление протокола собрания, а маленькой ― составление шаблонов писем для рассылки.
Еще один совет по организации задач на неделю — записать действия, которые нужно совершить. Например, вместо того, чтобы написать «содействовать улучшению отношений с клиентом X», поставить задачу как «позвонить клиенту X и рассказать о новых услугах». Такую задачу легче выполнить и отчитаться о выполнении.

Несколько полезных приемов

Все, что остается делать после составления списка ― соблюдать правило и выполнять задачи в срок. Но с чего начать?
  • Начните с важного
  • Правило “1-3-5” построено специально так, чтобы поставить на первое место самую сложную и трудновыполнимую задачу. Определить самую сложную задачу — легко, а вот выполнить ее — совсем другое дело.
  • Имеет смысл начинать день с решения самого сложного дела еще и потому, что в начале рабочего дня вы полны энергии и мало отвлекающих факторов.
  • Перерывы по-прежнему приветствуются
  • Следование правилу “1-3-5” не означает, что нужно не отрывать головы от работы до захода солнца. Люди биологически не способны сосредотачиваться на одной задаче много часов подряд.
  • На самом деле, оптимальнее всего мозг работает когда переключается с расслабления на сосредоточенную работу. Исследования показывают, что люди более эффективно справляются с задачами, когда решают их короткими очередями.
  • Техника Pomodoro
  • Техника Pomodoro — это система тайм-менеджмента, в которой вам нужно чередовать периоды сосредоточенной работы и частые короткие перерывы. Техника была разработана, чтобы способствовать устойчивой концентрации и избежать мыслительной усталости.
  • 1. Выберите задачу (может быть большая, средняя или маленькая)
  • 2. Засеките 25 минут
  • 3. Работайте над этой задачей, пока не сработает таймер
  • 4. Сделайте 5-минутный перерыв
  • 5. После каждой четвертой задачи делайте более длительный перерыв на 15–30 минут.
  • Техника высокой продуктивности “Deep work”
  • Еще один метод, который может помочь работникам соблюдать правило “1–3–5” в таких отраслях, как строительство или образование. Он был разработан Кэлом Ньюпортом, профессором факультета информатики Джорджтаунского университета.
  • Эта техника основана на глубокой концентрации на задаче. Чтобы достичь этого состояния нужно придерживаться нескольких правил:
  • 1. Никаких соцсетей. Когда вы начинаете работу над решением какой-либо задачи ― изолируйте себя на это время от мешающих внешних факторов. Не отвлекайтесь на проверку уведомлений и личной почты.
  • 2. Четкие временные рамки. Как и в технике Pomodoro ― очень важно обозначить в голове сколько времени вы должны концентрироваться, чтобы достичь результата.
  • 3. Переключение. При выполнении монотонных, однообразных действий, как пробежка, мытье посуды, складывание одежды, отвлеките мозг на обдумывание своей задачи. Пока тело занято привычными действиями, в голову могут прийти самые креативные мысли.

Резюме

Внедрение правила «1-3-5» в вашем бизнесе в сочетании с другими методами, описанными в этой статье, должно помочь повысить продуктивность вашей команды. Не забывайте поощрять ваших сотрудников внедрять полезные привычки в рабочий процесс, это неизбежно приведет к переходу к более качественному вкладу от каждого участника.
Сделайте свою работу проще с idocs!
Оставьте заявку и узнайте, как электронный документооборот поможет вам сэкономить время, деньги и затраты на документооборот.

Читайте также:
7 лучших игр для тимбилдинга