Ответы на часто задаваемые вопросы

Всем компаниям вне зависимости от размера компании. Электронный документооборот (ЭДО) — удобный и эффективный способ взаимодействия между компаниями. ЭДО позволяет вам взаимодействовать с вашими партнерами, бухгалтерией, менеджерами, поставщиками и юристами. Это тот же самый физический процесс передачи/возврата документа на подпись, но в электронном формате.

Маршрут документа – это процесс согласования и подписи документа определёнными лицами. Например, счет на оплату загружается в систему электронного документооборота idocs менеджером отдела, согласование документа на корректность должно пройти через бухгалтера, подписать документ необходимо бухгалтеру и директору, получатель счета бухгалтер и менеджер, которые контролируют процесс и следят за реализацией документа. Таким образом документ проходит все процессы согласования и подписи в считанные минуты в ходе документооборота. Документ можно отклонить на каждом из этапов, сопроводив комментарием.

Внутри любой компании есть процессы согласования и подписи документов. Вы можете создать шаблон по каждому из постоянных процессов. Например, «заявление на отпуск» или «оплата за аренду офиса». Также возможно создание шаблонов маршрутов для отдела кадров, для обеспечения безошибочной отправки документов всем сотрудникам. Электронная система документооборота сократит время, потраченное на составление маршрутов документов. Кроме того, вы сможете легко вносить изменения в шаблоны маршрутов, а сотрудники с ролью «Директор» или «Админ» смогут блокировать несанкционированные изменения от других сотрудников. Мы предлагаем использовать систему документооборота, которая упростит управление документами в вашей организации. Это позволит вам оптимизировать процессы и обеспечить более эффективное взаимодействие между сотрудниками.

Массовое или точечное аннулирование документа из списка, который мог уйти по ошибке в ходе документооборота между сторонами. Заявка формируется автоматически и отправляется контрагенту на подписание. После в документе появляется водяной знак и документ уходит в архив у обеих сторон. Такой документ больше не имеет юридическую силу.

Шаблон документа – это текстовый документ, который содержит в себе общеустановленные элементы. Например, бухгалтерские (счет на оплату, АВР, доверенность, накладная), кадровые, юридические, технические. Также, шаблон документа может быть общеустановленным согласно внутренним требованиям компании. Шаблона документа является важным аспектом в управлении системы электронным документооборотом внутри организации.

В системе управления электронным документооборотом idocs есть 4 роли, в зависимости от которых сотрудникам предоставляется доступ к работе с документами. Роль «Директор» присваивается первому руководителю компании по умолчанию. Остальные 3 роли («Админ», «Модератор» и «Сотрудник») регулируют у пользователя возможность работы на системе электронного документооборота.

Система электронного документооборота idocs обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства Республики Казахстан. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

• Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ с ЭЦП признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью;
• В ЭЦП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата;
• ЭЦП гарантирует принадлежность и неизменность содержания с момента подписания документа;
• idocs обеспечивает передачу документов согласно текущему законодательству в сфере регулирования работы систем электронного документооборота в Казахстане.

Согласно п.1 ст.7 Закона РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи, электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. Это доказывает тот факт, что документы, подписанные с использованием ЭЦП в системе управления электронным документооборотом в Казахстане являются законными.

Документы, подписанные с помощью ЭЦП в системе электронного документооборота, обладают такой же юридической силой , что и документы на бумажных носителях (в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона Республики Казахстан «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи).

Виджет подписания от idocs позволяет сэкономить Ваше время и ресурсы на собственную разработку. Благодаря виджету, Вашему клиенту не придется покидать Ваш сайт, чтобы подписать документ с помощью ЭЦП в системе электронного документооборота idocs.

Для подключения виджета системы электронного документооборота idocs, необходимо наличие у клиента доступа к коду приложения или сайта, в котором разработчик клиента сможет осуществить установку виджета ЭДО в соответствии с инструкцией.

После установки виджет представляет собой окно выбора способа загрузки сертификата и ввода пароля к сертификату ЭЦП. Активацию виджета можно упаковать в любую кнопку в интерфейсе приложения или сайта. После этого у пользователя появится возможность подписания документа в системе электронного документооборота с помощью ЭЦП, не выходя из вашего сайта.

Код виджета системы электронного документооборота idocs, который предоставляется с нашей стороны, интегрируется в код сайта.

После подключения модуля 1С: ЗУП в вашей компании происходит упрощение ваших бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом и расчетом заработной платы за счет автоматизации.

Преимущества подключения 1С: ЗУП:

- Расчет заработной платы: Модуль 1С: ЗУП обеспечивает автоматический расчет заработной платы с учетом различных факторов, таких как рабочее время, ставки, премии, удержания и дополнительные начисления;

- Учет налогов: Система позволяет автоматически учитывать налоги и взносы, связанные с оплатой труда, и генерировать соответствующие отчеты для фонда социального страхования и налоговых органов;

- Учет отпускных: Модуль позволяет удобно учитывать информацию об отпусках сотрудников, рассчитывать и формировать отчеты об использовании отпусков, а также автоматически учитывать начисления и удержания, связанные с отпускными;

- Кадровый учет: Вы получаете возможность вести полный кадровый учет, включая информацию о сотрудниках, их личных данных, карьерном росте, квалификации и обучении;

- Делопроизводство: Модуль 1С: ЗУП предоставляет инструменты для эффективного ведения делопроизводства, включая создание и обработку документов, формирование отчетов и аналитику;

Подключение модуля 1С: ЗУП обеспечивает автоматизацию и централизацию данных по управлению персоналом, что упрощает процессы и повышает эффективность работы вашей компании;

С помощью модуля 1С: ЗУП можно отправлять трудовой договор, приказ по кадрам, служебную записку, приказ по основной деятельности и прочие документы внутри системы электронного документооборота.

Модуль 1С ЗУП доступен в версиях 8.2 и 8.3 платформы 1С.

Для подключения необходимо приобрести соответствующий тариф, либо услугу модуль «1С:ЗУП» отдельно.

Для уточнения деталей, просим обратиться в отдел продаж по контактам (https://idocs.kz/contacts/).

После оплаты за данную услугу, в Вашем личном кабинете системы электронного документооборота idocs появится модуль 1С: ЗУП, доступный для скачивания.

Для скачивания модуля необходимо авторизоваться в личном кабинете и перейти в раздел "Помощь" и подраздел "Загрузки".

Да, есть возможность создания маршрута документа с указанием необходимых сотрудников, а в Личном кабинете системы электронного документооборота idocs остается только подписать документы.

Первоначальные данные формируются в 1С на основе созданных документов для дальнейшей передачи в систему электронного документооборота idocs. После отправки данных, они проходят валидацию на стороне idocs. Если документы импортированы в idocs, то в 1С появится соответствующий статус у отправленного документа.

Модуль «1С» - программный файл (внешняя обработка), позволяющий осуществлять массовое взаимодействие, отправку, контроль статусов документов из окна вашей платформы «1С» для работы с бухгалтерскими документами в ходе организация системы управления документооборотом.

Да. Система электронного документооборота idocs предлагает бесплатный модуль интеграции с базовыми конфигурациями «1С» (стандартная база «Модуль 1С»).

Поддерживаемые системой электронного документооборота idocs конфигурации «Бухгалтерия для Казахстана» и «Управление торговлей» в версиях 8.2 и 8.3.

Для отправки системой электронного документооборота idocs документов выгрузите их напрямую в систему idocs из Вашей базы модуля 1С.

Модуль 1C позволяет отправлять через систему электронного документооборота idocs такие документы, как Поступление ТМЗ и услуг, Счет на оплату, Акт сверки, Доверенность на получение ТМЦ, Возвратная накладная, Акт взаимозачета, Счет-фактура (обычная).

Для доработки нашего стандартного модуля интеграции 1С с системой электронного документооборота idocs под требования и процессы Вашей организации, необходимо отправить заявку в Отдел Продаж. С Вами свяжутся наши специалисты для уточнения деталей.

Доработка модуля 1С тарифицируется отдельно в зависимости от технического задания.

Да, для этого они должны быть созданы по шаблону в системе электронного документооборота idocs или в модуле 1С. Загружать можно только следующие документы: Внешние входящие в статусе «Подписан», Накладные на отпуск запасов на сторону, Акты выполненных работ с учетом НДС и без учета НДС, Поступление ТМЗ и услуг, Счет-фактура (обычный).

Да, мы можем предоставить услугу настройки криптобиблиотеки на вашем компьютере за дополнительную плату. Это позволит вам подписывать исходящие документы из модуля 1С напрямую, без необходимости посещать Личный кабинет системы электронного документооборота idocs.

Для уточнения деталей, просим обратиться в отдел продаж по контактам (https://idocs.kz/contacts/).

Платформа электронного документооборота idocs хранит данные клиентов в облачном хостинг-провайдере АО «Казтелепорт» (элементы облака распределены на географически разнесенных по Казахстану дата-центрах: kazteleport.kz), который соответствует стандартам информационной безопасности и использует виртуализацию VMware VSphere. Доступ к системе и ее административной панели разрешен только авторизованным администраторам и ограничен по IP-адресам. Трафик контролируется на уровне межсетевого экрана FortiGate, доступ осуществляется через VPN и имеется только у авторизованных администраторов.

Клиенты имеют доступ к своим данным через личный кабинет, а сотрудники не имеют доступа к данным в зашифрованной БД. Используются Firewall FortiGate для защиты внутренних сервисов и удаленный доступ имеют только авторизованные администраторы через VPN. Вход в систему осуществляется через электронную цифровую подпись или персональный логин/пароль, с двухфакторной аутентификацией.

Да, все данные платформы электронного документооборота idocs, включая базы данных, регулярно резервируются. Ежедневно создаются инкрементальные копии, а еженедельно полные. Данные хранятся в течение 7 недель.

Данные клиентов в случае форс-мажора или потери данных вследствие падения системы восстанавливают из резервной копии авторизованным системным администратором. Компания idocs ответственна за быстрое восстановление и сохранность данных в случае форс-мажоров, приводящих к недоступности сервисов согласно SLA.

Данные в платформе idocs шифруются на уровне передачи и хранения симметричным ключом AES256. Для передачи данных используется HTTPS и SSL с высоким уровнем шифрования. Все пароли и чувствительная информация хранятся в зашифрованном виде. Используется следующий алгоритм хеширования: PBKDF2 algorithm with HMAC-SHA256, 128-bit salt, 256-bit subkey, and 10,000 iterations.

Никаких. Доступ к документам клиентов исключен на уровне платформы idocs, а также на уровне Политик по информационной безопасности компании idocs. Доступ к данным имеется только у самих клиентов через личный кабинет пользователя. Сотрудники idocs, а также сотрудники АО Казтелепорт доступа к данным не имеют. Данные в БД хранятся в зашифрованном виде, что исключает возможность прямого чтения и копирования данных со стороны неавторизованных лиц.

Взломать можно любую информационную систему, даже уровня Google или Microsoft. Однако компания электронного документооборота idocs прилагает всевозможные усилия и ресурсы для сведения этого риска к минимуму.
Компания idocs принимает меры для защиты своей платформы и данных клиентов. Для этого мы сотрудничаем с АО «Казтелепорт» и используем следующие услуги:

• Виртуальный файрволл, систему предотвращения вторжений и персональный канал гарантированного интернета.
• Онлайн мониторинг инцидентов и инспектирование трафика через SOC.
• Мониторинг ресурсов серверов Zabbix, полноценную SIEM-систему Wazuh и сканер уязвимостей Nessus .
• Межсетевые экраны NGFW FortiGate для обеспечения безопасности сетей.

Кроме того, специалисты idocs по информационной безопасности ежедневно производят мониторинг инцидентов и инспектируют трафик.

Кастомные шаблоны документов — это индивидуально разработанные шаблоны документов, которые создаются на основе запросов и требований клиента. Эти шаблоны могут быть разработаны для любых документов, используемых внутри компании клиента, и могут быть интегрированы в личный кабинет системы электронного документооборота idocs, чтобы обеспечить клиентам более удобный и эффективный процесс работы с документами.

Кастомные шаблоны документов могут пригодиться любой компании, которая желает оптимизировать свои процессы документооборота и улучшить качество ведения документации. Они особенно полезны для компаний с высокой степенью индивидуализации документов, которые нужно стандартизировать.

Для расчета стоимости кастомного шаблона, необходимо получить консультацию в отделе продаж и составить техническое задание. Стоимость зависит от сложности и комплексности задачи.