Инструкции по РАБОТЕ В ЕСЭДО idocs
Работа с входящими письмами ЕСЭДО
Содержание:
- Виды входящих документов ЕСЭДО и их получение
- Просмотр входящего документа ЕСЭДО
- Раздел входящих документов
- Статусы входящих документов
1..Виды входящих документов ЕСЭДО и их получение
Входящее письмо ЕСЭДО — это документ, полученный вашей компанией от
государственного органа или другого участника системы ЕСЭДО.
Виды входящих документов:
1. Ответ на исходящий документ
Если ранее вы отправляли документ через ЕСЭДО, государственный орган может направить ответ.
В этом случае:
2. Инициативное письмо
Государственный орган может самостоятельно отправить документ без предварительного запроса.
Это могут быть:
Уведомление о новом документе
При поступлении входящего документа сотруднику с доступом к ЕСЭДО приходит
уведомление на email:
При нажатии на кнопку:
Входящее письмо ЕСЭДО — это документ, полученный вашей компанией от
государственного органа или другого участника системы ЕСЭДО.
Виды входящих документов:
1. Ответ на исходящий документ
Если ранее вы отправляли документ через ЕСЭДО, государственный орган может направить ответ.
В этом случае:
- входящий документ связан с исходящим
- содержит регистрационные данные первоначального запроса.
2. Инициативное письмо
Государственный орган может самостоятельно отправить документ без предварительного запроса.
Это могут быть:
- уведомления
- предписания
- запросы информации
- другие официальные документы
Уведомление о новом документе
При поступлении входящего документа сотруднику с доступом к ЕСЭДО приходит
уведомление на email:
Уважаемый (-ая) Имя,
Новый входящий внешний документ ЕСЭДО для Название компании получателя.
Название документа No номер документа, дата и время доставки
от Контрагента, Название контрагента отправителя.
Кнопка «Посмотреть документ»
При нажатии на кнопку:
- если пользователь не авторизован — откроется страница входа в личный кабинет
- idocs.
- после авторизации пользователь попадёт в документ, требующий действий.
2..Просмотр входящего документа ЕСЭДО
Сотрудник с правом подписи открывает документ со статусом “Новый входящий" и
проверяет его (Рис.1).
Доступные действия:
Можно отредактировать только:
Сотрудник с правом подписи открывает документ со статусом “Новый входящий" и
проверяет его (Рис.1).
Доступные действия:
Можно отредактировать только:
- Характер вопроса
- Вид документа
Рис. 1
Шаг 1. Регистрация документа
Сотрудник выбирает одно из действий (Рис.2):
1. Зарегистрировать документ
-регистрационный номер
-электронная подпись
2. Отклонить в регистрации
Сотрудник выбирает одно из действий (Рис.2):
1. Зарегистрировать документ
- документ подписывается ЭЦП
- в ЕСЭДО отправляется отметка о регистрации
- передаются:
-регистрационный номер
-электронная подпись
2. Отклонить в регистрации
- выбрать причину из списка или указать свою
- (с ограничением по количеству символов)
- подписать отказ ЭЦП
Рис. 2
Шаг 2. Назначение исполнителя
После регистрации сотрудник с правом подписи назначает исполнителя (Рис.3).
Порядок действий:
После назначения исполнителя в ЕСЭДО автоматически передаются:
После регистрации сотрудник с правом подписи назначает исполнителя (Рис.3).
Порядок действий:
- Выбрать сотрудника из списка
- В карточке исполнителя отображается ФИО.
После назначения исполнителя в ЕСЭДО автоматически передаются:
- дата назначения исполнителя
- срок исполнения
- исполнитель
- контактный телефон
Рис. 3
Шаг 3. Исполнение входящего документа
После назначения исполнитель получает доступ к документу. Исполнитель открывает документ и нажимает на кнопку “Исполнить” (Рис. 4):
После назначения исполнитель получает доступ к документу. Исполнитель открывает документ и нажимает на кнопку “Исполнить” (Рис. 4):
Рис. 4
Далее исполнитель заполняет поле «Результат исполнения» и нажимает на кнопку
«Завершить» (Рис.5):
«Завершить» (Рис.5):
Рис. 5
После выполнения действия:
в ЕСЭДО автоматически отправляется отметка об исполнении фиксируются:
в ЕСЭДО автоматически отправляется отметка об исполнении фиксируются:
- фактический срок исполнения
- исполнитель
- результат исполнения
Важно!
Документ считается завершённым только после нажатия кнопки «Исполнить».
Документ считается завершённым только после нажатия кнопки «Исполнить».
3..Раздел входящих документов ЕСЭДО
Все входящие документы доступны в разделе «Входящие» (Рис.6).
В таблице отображается:
Доступны фильтры:
Все входящие документы доступны в разделе «Входящие» (Рис.6).
В таблице отображается:
- регистрационный номер корреспондента
- краткое содержание
- дата получения
- корреспондент
- ФИО исполнителя
- статус документа.
Доступны фильтры:
- по дате получения
- по исполнителю
- «Назначенные мне» — документы, назначенные вам.
Рис. 6
4..Статусы входящих документов ЕСЭДО
В процессе обработки входящий документ проходит несколько статусов.
Они помогают понять, на каком этапе находится документ и какие действия по нему уже выполнены.
Статусы входящих документов ЕСЭДО
обработки
соответствующая отметка с причиной отказа
исполнении.
Уведомления по входящим документам
При поступлении нового входящего документа, а также при изменении его статуса,
пользователи с соответствующими правами могут получать уведомления по email.
В процессе обработки входящий документ проходит несколько статусов.
Они помогают понять, на каком этапе находится документ и какие действия по нему уже выполнены.
Статусы входящих документов ЕСЭДО
- Получен новый входящий документ
обработки
- Зарегистрирован
- Отклонен в регистрации
соответствующая отметка с причиной отказа
- Передан на исполнение
- Исполнен
исполнении.
Уведомления по входящим документам
При поступлении нового входящего документа, а также при изменении его статуса,
пользователи с соответствующими правами могут получать уведомления по email.