- Электронный документооборот и его виды
- Преимущества и недостатки ЭДО
- Влияние ЭДО на эффективность и безопасность бизнес-процессов
- Юридические аспекты, сопровождающие внедрение ЭДО в бизнес
- IT-решения в современных системах ЭДО
Электронный документооборот и его виды
Внешний ЭДО подразумевает обмен документами между компаниями. Наибольшей популярностью во внешнем ЭДО пользуются юридические (договоры) и финансовые (акты выполненных работ, накладные, акты сверок) документы.
Внутренний ЭДО включает в себя кадровую документацию. Благодаря ему можно, например, в пару кликов разослать обновленный Устав компании всем сотрудникам или запустить заявление на отпуск за 2 минуты.
ЭДО с государственными органами - это сдача отчетности в различные госструктуры (например, в налоговое ведомство) и переписка с госорганами.
Преимущества и недостатки ЭДО
- Экономия: переход на электронный документооборот избавляет компанию от затрат на бумагу и оплату услуг курьеров. Представьте тонны бумаги, закупаемые каждый год для ведения крупного бизнеса, не говоря уже о том, что всю эту бумажную документацию нужно где-то хранить.
- Защищенность: работа в системе электронного документооборота сокращает риск потери документов и перехвата третьими лицами благодаря шифрованию.
- Прозрачность: любое действие с электронным документом сохраняется в его истории, а подписание с помощью цифровых ключей (ЭЦП) подтверждает подлинность и легитимность подписанного документа и защищает его от подделок.
- Оптимизация бизнес-процессов: крупные компании, как правило, имеют специфичные формы документов и индивидуальный порядок их подписания. Системы ЭДО позволяют настроить процесс ведения документооборота под конкретные требования пользователя.
- Удобство: при переходе на ЭДО можно отправлять документы из любой точки мира, имея под рукой лишь компьютер и выход в интернет.
- Придется обучать сотрудников: если компания долгое время вела всю документацию на бумаге, то при переходе на ЭДО работникам понадобится время, чтобы привыкнуть к новому формату. Как правило, данный процесс занимает не более одного-двух месяцев.
- Риск утечки данных: большинство поставщиков ЭДО вкладывает огромное количество ресурсов в улучшение защиты данных. Но ни одна web-платформа, ни одно ПО на сегодняшний день не может дать гарантии в защищенности от кибератак.
Влияние ЭДО на эффективность и безопасность бизнес-процессов
Одним из главных критериев успеха в бизнесе является наличие системы. Она подразумевает дисциплину, четкое распределение обязанностей и последовательный рабочий процесс, приводящий в итоге к определенному результату. Даже такие структурные подразделения, как маркетинг и product, где нужен креативный подход и отклонение от стандартов, имеют отлаженные внутренние механизмы.
Правильное ведение документации играет в данном случае не последнюю роль. Своевременная сдача отчетности, корректное составление договоров, кадровое делопроизводство - если эти процессы не отлажены, то перспективы у такой компании не самые лучшие. Системы ЭДО обеспечивают быстрое, безопасное, и, самое главное, юридически защищенное подписание документов.
Юридические аспекты, сопровождающие внедрение ЭДО в бизнес
- Юридическую значимость электронных документов в Республике Казахстан на 2024 год обеспечивает только подписание посредством ЭЦП.
- В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона РК об электронном документе и электронной цифровой подписи, документы, подписанные с помощью ЭЦП в системе электронного документооборота, обладают такой же юридической силой, что и документы на бумажном носителе.
Из этого следует, что государственные структуры признают легитимными только те электронные документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью. При этом, совсем необязательно хранить копии документов на бумажном носителе. Поэтому при выборе оператора ЭДО мы советуем вам обратить особое внимание на соответствие оказания услуги законодательным нормам.
IT-решения в современных системах ЭДО
Вывод
Оставьте заявку и узнайте, как электронный документооборот поможет вам сэкономить время, деньги и затраты на документооборот.
Калауова Карина,
контент-менеджер idocs