Как idocs помогает компаниям быстрее подписывать документы и сокращать рутину: реальные кейсы клиентов
Электронный документооборот давно перестал быть просто «удобной заменой бумаги». Для компаний, которые работают с большим количеством договоров, накладных, кадровых документов и согласований, это уже полноценный инструмент роста: он помогает ускорять процессы, снижать операционные риски, контролировать статусы документов и сэкономить рабочее время.
На примере клиентов idocs видно, как переход на электронный документооборот помогает компаниям из разных сфер: логистики, образования, промышленности, e-commerce, HR, автомобильного бизнеса и крупных холдингов, выстраивать более прозрачные и управляемые процессы.
На примере клиентов idocs видно, как переход на электронный документооборот помогает компаниям из разных сфер: логистики, образования, промышленности, e-commerce, HR, автомобильного бизнеса и крупных холдингов, выстраивать более прозрачные и управляемые процессы.
Почему компании переходят на электронный документооборот
До внедрения idocs многие процессы у клиентов строились по классической схеме: документ создавался в Word, распечатывался, подписывался вручную, отправлялся курьером или почтой, затем возвращался, сканировался и регистрировался вручную. Такой подход занимал много времени, требовал постоянного контроля и создавал риски: документы могли теряться, сроки подписания затягивались, а сотрудники тратили часы на рутинные операции.
Именно с такими задачами столкнулись компании, которые выбрали idocs. Их объединяло одно: потребность в быстром, понятном и безопасном инструменте для работы с документами.
Именно с такими задачами столкнулись компании, которые выбрали idocs. Их объединяло одно: потребность в быстром, понятном и безопасном инструменте для работы с документами.
Nazarbayev University: до 10 часов экономии каждую неделю
Одним из наиболее показательных результатов стала автоматизация работы с контрактами в Nazarbayev University.
С помощью idocs университет создает документы по шаблонам, отправляет их на согласование и подписание через ЭЦП, а контрагенты могут оставлять комментарии непосредственно в документе.
Результаты:
С помощью idocs университет создает документы по шаблонам, отправляет их на согласование и подписание через ЭЦП, а контрагенты могут оставлять комментарии непосредственно в документе.
Результаты:
- экономия до 10 часов рабочего времени каждую неделю;
- более эффективное управление контрактами;
- упрощение процесса согласования;
- возможность работать с документами с мобильных устройств.
CDEK: полный контроль контрактов и меньше рутины
До внедрения idocs сотрудники создавали договоры вручную, распечатывали их и контролировали возврат подписанных экземпляров.
Раньше договоры создавались по шаблонам Word, распечатывались, рассылались клиентам, затем возвращались и регистрировались вручную. Это был долгий, затратный и неэкологичный процесс.
После внедрения idocs компания получила:
Раньше договоры создавались по шаблонам Word, распечатывались, рассылались клиентам, затем возвращались и регистрировались вручную. Это был долгий, затратный и неэкологичный процесс.
После внедрения idocs компания получила:
- полный контроль над текущими контрактами;
- актуальную информацию по статусу документов;
- снижение объема ручной работы;
- более быстрый процесс заключения сделок.
Siemens: от бумажного хаоса к полному контролю
Ранее сотрудники Siemens работали с бумажными документами и тратили время на поиск нужных подписей и контроль движения документов.
После внедрения idocs компания получила:
Этот кейс показывает, что электронный документооборот подходит не только для локальных процессов, но и для крупных компаний со сложной структурой.
После внедрения idocs компания получила:
- прозрачный и управляемый процесс согласования;
- быстрый доступ к документам;
- более гибкую работу с контрактами;
- сокращение бумажного документооборота.
Этот кейс показывает, что электронный документооборот подходит не только для локальных процессов, но и для крупных компаний со сложной структурой.
Aq-niet Group: договор можно подписать в день встречи
Для Aq-niet Group цифровизация стала необходимым условием масштабирования. Компания развивается в сфере логистических решений для e-commerce, поэтому скорость согласований напрямую влияет на бизнес.
До idocs бумажные документы приходилось отправлять туда и обратно, что занимало много времени. Иногда документы терялись на почте. После перехода на электронный документооборот компания получила возможность провести встречу утром и подписать договор в тот же день.
Результаты:
Aq-niet Group выбрала idocs после оценки нескольких поставщиков, потому что компании была нужна надежная система для управления контрактами.
До idocs бумажные документы приходилось отправлять туда и обратно, что занимало много времени. Иногда документы терялись на почте. После перехода на электронный документооборот компания получила возможность провести встречу утром и подписать договор в тот же день.
Результаты:
- согласование стало проще и быстрее;
- клиенты стали довольнее за счет сокращения ожидания;
- контрактный менеджмент стал более управляемым;
- компания получила инструмент для масштабирования процессов.
Aq-niet Group выбрала idocs после оценки нескольких поставщиков, потому что компании была нужна надежная система для управления контрактами.
Chocofamily: гибкие цифровые договоры для быстро меняющегося бизнеса
Chocofamily начала использовать idocs для создания и отправки предложений клиентам, но быстро увидела более значимый эффект: экономию времени на управлении новыми контрактами и внутренними процессами.
После внедрения idocs Chocofamily получила:
Для быстро растущих компаний особенно важно, чтобы система могла меняться вместе с бизнесом. В этом idocs помогает сохранять гибкость без потери контроля.
После внедрения idocs Chocofamily получила:
- единый обзор контрактного процесса;
- возможность быстро согласовывать документы внутри компании;
- снижение количества ручных операций;
- больше времени для работы с клиентами и развития бизнеса.
Для быстро растущих компаний особенно важно, чтобы система могла меняться вместе с бизнесом. В этом idocs помогает сохранять гибкость без потери контроля.
Wolt: кадровый документооборот онлайн для 500 пользователей
До перехода на электронный формат документы подписывались вручную, сканировались, отправлялись по электронной почте, а оригиналы дублировались и хранились в бумажном виде. Среди сложностей были риск потери документов, длительные сроки подписания, отсутствие прозрачного контроля статусов, высокая административная нагрузка и затраты на печать, курьеров и хранение.
С помощью idocs Wolt полностью перевела в электронный формат кадровый документооборот: трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, кадровые уведомления и другие HR-документы.
В системе работает около 500 пользователей. Благодаря маршрутам согласования и ролям процесс подписания стал прозрачным и контролируемым.
После внедрения Wolt получила:
Для Wolt электронный документооборот стал не просто удобством, а базовым элементом эффективной операционной модели.
С помощью idocs Wolt полностью перевела в электронный формат кадровый документооборот: трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы, кадровые уведомления и другие HR-документы.
В системе работает около 500 пользователей. Благодаря маршрутам согласования и ролям процесс подписания стал прозрачным и контролируемым.
После внедрения Wolt получила:
- перевела кадровый документооборот в электронный формат;
- сократила сроки подписания документов;
- исключила потери документов;
- снизила административную нагрузку на сотрудников.
Для Wolt электронный документооборот стал не просто удобством, а базовым элементом эффективной операционной модели.
Что объединяет успешные кейсы idocs
Клиенты idocs работают в разных отраслях, но их результаты во многом похожи. Электронный документооборот помогает компаниям:
Главное преимущество idocs — в том, что система помогает не просто заменить бумагу электронным форматом, а перестроить документооборот так, чтобы он стал быстрее, понятнее и удобнее для всех участников.
- быстрее подписывать договоры, накладные и кадровые документы;
- контролировать статусы на каждом этапе;
- снижать затраты на бумагу, печать, доставку и архивы;
- уменьшать количество рутинных операций;
- ускорять коммуникацию с контрагентами и сотрудниками;
- работать с документами удаленно;
- повышать прозрачность и юридическую защищенность процессов.
Главное преимущество idocs — в том, что система помогает не просто заменить бумагу электронным форматом, а перестроить документооборот так, чтобы он стал быстрее, понятнее и удобнее для всех участников.
Попробуйте idocs в работе
Если в вашей компании документы все еще проходят долгий путь от печати до подписи, возможно, пришло время перейти на электронный документооборот.
Зарегистрируйтесь в idocs и попробуйте сервис бесплатно в течение 14 дней. За это время вы сможете оценить, как электронное подписание документов, маршруты согласования, контроль статусов и онлайн-доступ помогают ускорить рабочие процессы.
Вы можете начать с бесплатного периода, а затем выбрать любой тариф, который подходит под задачи вашей компании.
Зарегистрируйтесь в idocs и попробуйте сервис бесплатно в течение 14 дней. За это время вы сможете оценить, как электронное подписание документов, маршруты согласования, контроль статусов и онлайн-доступ помогают ускорить рабочие процессы.
Вы можете начать с бесплатного периода, а затем выбрать любой тариф, который подходит под задачи вашей компании.
