Электронный документооборот (ЭДО): Понимание, Преимущества и Реализация в Современном Бизнесе

Не секрет, что мы с вами живем в эпоху тотальной цифровизации. Страны, в целях улучшения показателей экономики, внедряют новейшие IT-решения в самые разные области: от промышленности до сферы услуг. Казахстан в этом вопросе также не остался в стороне. Программа “Электронное правительство для граждан”, ежегодные Digital-форумы, различные программы поддержки молодых IT-специалистов - все это призвано улучшить качество жизни населения. Так в 2017 году программа “Цифровой Казахстан” дала мощный толчок к появлению множества решений для автоматизации бизнес-процессов. Одним из таких решений стал электронный документооборот. В данной статье мы расскажем о том, что такое ЭДО, рассмотрим его плюсы и минусы, прольем свет на юридическую составляющую электронных документов и пройдемся по новейшим решениям в этой области.

Говоря простым языком, электронный документооборот (ЭДО) - это процесс обмена электронными документами. Он делится на 3 основных вида: внешний, внутренний и ЭДО с государственными органами.

Внешний ЭДО подразумевает обмен документами между компаниями. Наибольшей популярностью во внешнем ЭДО пользуются юридические (договоры) и финансовые (акты выполненных работ, накладные, акты сверок) документы.

Внутренний ЭДО включает в себя кадровую документацию. Благодаря ему можно, например, в пару кликов разослать обновленный Устав компании всем сотрудникам или запустить заявление на отпуск за 2 минуты.

ЭДО с государственными органами - это сдача отчетности в различные госструктуры (например, в налоговое ведомство) и переписка с госорганами.

Переход на электронный документооборот для любой компании означает изменение повседневного рабочего процесса. Поэтому прежде чем оцифровывать документацию, конечно же, стоит оценить все за и против. Но ЭДО, однозначно, имеет множество достоинств.

• Экономия: переход на электронный документооборот избавляет компанию от затрат на бумагу и оплату услуг курьеров. Представьте тонны бумаги, закупаемые каждый год для ведения крупного бизнеса, не говоря уже о том, что всю эту бумажную документацию нужно где-то хранить.
• Защищенность: работа в системе электронного документооборота сокращает риск потери документов и перехвата третьими лицами благодаря шифрованию.
• Прозрачность: любое действие с электронным документом сохраняется в его истории, а подписание с помощью цифровых ключей (ЭЦП) подтверждает подлинность и легитимность подписанного документа и защищает его от подделок.
• Оптимизация бизнес-процессов: крупные компании, как правило, имеют специфичные формы документов и индивидуальный порядок их подписания. Системы ЭДО позволяют настроить процесс ведения документооборота под конкретные требования пользователя.
• Удобство: при переходе на ЭДО можно отправлять документы из любой точки мира, имея под рукой лишь компьютер и выход в интернет.

Учитывая количество компаний, которые уже отказались от бумажной документации в пользу электронной, можно смело заявить, что преимуществ у ЭДО намного больше, чем недостатков.

• Придется обучать сотрудников: если компания долгое время вела всю документацию на бумаге, то при переходе на ЭДО работникам понадобится время, чтобы привыкнуть к новому формату. Как правило, данный процесс занимает не более одного-двух месяцев.
• Риск утечки данных: большинство поставщиков ЭДО вкладывает огромное количество ресурсов в улучшение защиты данных. Но ни одна web-платформа, ни одно ПО на сегодняшний день не может дать гарантии в защищенности от кибератак.

Вспышка коронавируса в 2020 году нанесла серьезный удар по внутренней экономике нашей страны. Из-за длительного локдауна компаниям пришлось перевести всю работу на удаленный режим. Можно сказать, что ковид перевернул привычное представление о ведении бизнеса. Люди стали заказывать продукты и одежду в приложениях, оплачивать покупки с помощью QR-кода, проводить совещания и собеседования в формате видеозвонка. И электронный документооборот выступил эффективным решением множества бизнес-задач.

Одним из главных критериев успеха в бизнесе является наличие системы. Она подразумевает дисциплину, четкое распределение обязанностей и последовательный рабочий процесс, приводящий в итоге к определенному результату. Даже такие структурные подразделения, как маркетинг и product, где нужен креативный подход и отклонение от стандартов, имеют отлаженные внутренние механизмы.

Правильное ведение документации играет в данном случае не последнюю роль. Своевременная сдача отчетности, корректное составление договоров, кадровое делопроизводство - если эти процессы не отлажены, то перспективы у такой компании не самые лучшие. Системы ЭДО обеспечивают быстрое, безопасное, и, самое главное, юридически защищенное подписание документов.

Если проанализировать процесс внедрения ЭДО в компаниях, то можно прийти к выводу, что внутренний документооборот внедрить проще, чем внешний. Ведение локальной документации с легкостью можно настроить согласно внутренним корпоративным требованиям. А вот внешний обмен должен полностью соответствовать всем законодательным нормам государства. Вот главные аспекты, которые вам нужно знать при переходе на ЭДО:

• Юридическую значимость электронных документов в Республике Казахстан на 2024 год обеспечивает только подписание посредством ЭЦП.
• В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона РК об электронном документе и электронной цифровой подписи, документы, подписанные с помощью ЭЦП в системе электронного документооборота, обладают такой же юридической силой, что и документы на бумажном носителе.

Из этого следует, что государственные структуры признают легитимными только те электронные документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью. При этом, совсем необязательно хранить копии документов на бумажном носителе. Поэтому при выборе оператора ЭДО мы советуем вам обратить особое внимание на соответствие оказания услуги законодательным нормам.

На сегодняшний день на IT-рынке достаточно много систем для оптимизации и автоматизации бизнеса. Самый главный критерий при выборе системы ЭДО- это соответствие платформы вашим бизнес-процессам. Например, ваша компания ведет бухгалтерию и кадровый учет в программе 1С. Тогда вам будут полезны системы, у которых есть интеграция с 1С и с 1С ЗУП (Зарплата и Управление персоналом). Или же вы хотите внедрить подписание документов внутри привычной для вас системы автоматизации, тут вам поможет открытый API. Есть также системы ЭДО, которые могут разработать шаблоны документов под ваш индивидуальный запрос. А может быть вас интересует обмен юридически значимыми документами с другими странами. В 2024 году и это стало возможным.

Подводя итоги данной статьи, мы смело заявляем, что ЭДО - это отличное решение для среднего и крупного бизнеса по всем показателям. Нужно лишь правильно выбрать платформу, но и это не будет проблемой, ведь большинство поставщиков ЭДО дают полную и бесплатную консультацию, а также могут провести обучение для ваших сотрудников по любым вопросам об электронных документах.

Оставьте заявку и узнайте, как электронный документооборот поможет вам сэкономить время, деньги и затраты на документооборот.

Автор статьи:
Калауова Карина,
контент-менеджер idocs