Электронный документооборот

Всем компаниям вне зависимости от размера компании. Электронный документооборот (ЭДО) — удобный и эффективный способ взаимодействия между компаниями. ЭДО позволяет вам взаимодействовать с вашими партнерами, бухгалтерией, менеджерами, поставщиками и юристами. Это тот же самый физический процесс передачи/возврата документа на подпись, но в электронном формате.

Маршрут документа – это процесс согласования и подписи документа определёнными лицами. Например, счет на оплату загружается в систему электронного документооборота idocs менеджером отдела, согласование документа на корректность должно пройти через бухгалтера, подписать документ необходимо бухгалтеру и директору, получатель счета бухгалтер и менеджер, которые контролируют процесс и следят за реализацией документа. Таким образом документ проходит все процессы согласования и подписи в считанные минуты в ходе документооборота. Документ можно отклонить на каждом из этапов, сопроводив комментарием.

Внутри любой компании есть процессы согласования и подписи документов. Вы можете создать шаблон по каждому из постоянных процессов. Например, «заявление на отпуск» или «оплата за аренду офиса». Также возможно создание шаблонов маршрутов для отдела кадров, для обеспечения безошибочной отправки документов всем сотрудникам. Электронная система документооборота сократит время, потраченное на составление маршрутов документов. Кроме того, вы сможете легко вносить изменения в шаблоны маршрутов, а сотрудники с ролью «Директор» или «Админ» смогут блокировать несанкционированные изменения от других сотрудников. Мы предлагаем использовать систему документооборота, которая упростит управление документами в вашей организации. Это позволит вам оптимизировать процессы и обеспечить более эффективное взаимодействие между сотрудниками.

Массовое или точечное аннулирование документа из списка, который мог уйти по ошибке в ходе документооборота между сторонами. Заявка формируется автоматически и отправляется контрагенту на подписание. После в документе появляется водяной знак и документ уходит в архив у обеих сторон. Такой документ больше не имеет юридическую силу.

Шаблон документа – это текстовый документ, который содержит в себе общеустановленные элементы. Например, бухгалтерские (счет на оплату, АВР, доверенность, накладная), кадровые, юридические, технические. Также, шаблон документа может быть общеустановленным согласно внутренним требованиям компании. Шаблона документа является важным аспектом в управлении системы электронным документооборотом внутри организации.

В системе управления электронным документооборотом idocs есть 4 роли, в зависимости от которых сотрудникам предоставляется доступ к работе с документами. Роль «Директор» присваивается первому руководителю компании по умолчанию. Остальные 3 роли («Админ», «Модератор» и «Сотрудник») регулируют у пользователя возможность работы на системе электронного документооборота.

Система электронного документооборота idocs обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства Республики Казахстан. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

• Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Согласно Закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ с ЭЦП признается равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью;
• В ЭЦП проставляется штамп времени, что подтверждает подписание документа в момент действия сертификата;
• ЭЦП гарантирует принадлежность и неизменность содержания с момента подписания документа;
• idocs обеспечивает передачу документов согласно текущему законодательству в сфере регулирования работы систем электронного документооборота в Казахстане.

Согласно п.1 ст.7 Закона РК от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи, электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством ЭЦП лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе. Это доказывает тот факт, что документы, подписанные с использованием ЭЦП в системе управления электронным документооборотом в Казахстане являются законными.

Документы, подписанные с помощью ЭЦП в системе электронного документооборота, обладают такой же юридической силой , что и документы на бумажных носителях (в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона Республики Казахстан «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи).