Инструкции

Работа с входящими электронными документами от контрагентов

Инструкции

Чтобы принять и подписать документы/пакет документов от Вашего контрагента, Вам не нужно регистрироваться в системе idocs.kz.
Ваш контрагент может запросить авторизацию с помощью ЭЦП для просмотра документа/пакета документов. Авторизация не является процессом регистрации. Это необходимо для подтверждения личности и соблюдения конфиденциальности данных.

Для подписания документа/пакета документов необходимо:

Иметь действующий ЭЦП и запустить приложение NCA Layer.
Если у Вас не установлено приложение, скачать его можно здесь - https://pki.gov.kz/ncalayer

Просмотр документа/пакета документов с авторизацией

В электронном письме нажмите на зеленую кнопку «ПРОСМОТРЕТЬ ДОКУМЕНТ» / «ПРОСМОТРЕТЬ ПАКЕТ» или пройдите по ссылке, указанной в конце письма. (Рис. 1)

Рис. 1

Откроется страница авторизации с окном уведомления, где необходимо ознакомиться с текстом и нажать на «Я Ознакомился». (Рис. 2)

Рис. 2

Затем на странице авторизации выберите нужный метод загрузки ЭЦП. (Рис. 3)

Выберите «ЭЦП с компьютера» – если Ваш ЭЦП хранится на компьютере или на USB флэшке

«Удостоверение» – если ЭЦП загружен на удостоверение личности - для этого подключите считыватель удостоверения личности, вставьте свое удостоверение в считыватель и далее нажмите на “Удостоверение”

«KAZTOKEN» - если ЭЦП находится на устройстве KAZTOKEN - для этого вставьте устройство KAZTOKEN и выберите “KAZTOKEN” в диалоговом окне

«E-token» - если ЭЦП находится на устройстве E-token - вставьте устройство E-token и выберите “E-token” в диалоговом окне

Рис. 3

После недолгой загрузки откроется окно для выбора самого сертификата. Выберите ЭЦП подписи (AUTH), введите пароль от ЭЦП и нажмите на кнопку «Подписать»

для физического лица/ИП используйте свой личный ЭЦП AUTH

для юридического лица (ТОО, АО и др) используйте ЭЦП AUTH первого руководителя или сотрудника с правом подписи.

На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, Вы сможете скачать, подписать (если требует подписи) / принять (если не требует подписи) или отклонить документ. (Рис. 4)

Рис. 4

Просмотр документа/пакета документов без авторизации

В электронном письме нажмите на зеленую кнопку «ПРОСМОТРЕТЬ ДОКУМЕНТ» / «ПРОСМОТРЕТЬ ПАКЕТ» или пройдите по ссылке, указанной внизу письма. (Рис. 5)

Рис. 5

На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, Вы сможете скачать, подписать (если требует подписи) / принять (если не требует подписи) или отклонить документ. (Рис. 6)

Рис. 6

Как подписать документ/пакет документов

На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, в маршруте документа нажмите на кнопку “Подписать”. (Рис. 7)

Рис. 7

Если Вы подписываете документ как юридическое лицо, на панели справа Вам необходимо сначала указать Вашу должность, затем нажать на кнопку “Подписать”. Для физического лица/ИП должность не указывается. (Рис. 8)

Рис. 8

Далее выберите нужный метод загрузки ЭЦП: (Рис. 9)

Выберите «ЭЦП с компьютера» – если Ваш ЭЦП хранится на компьютере или на USB флэшке

«Удостоверение» – если ЭЦП загружен на удостоверение личности - для этого подключите считыватель удостоверения личности, вставьте свое удостоверение в считыватель и далее нажмите на “Удостоверение”

«KAZTOKEN» - если ЭЦП находится на устройстве KAZTOKEN - для этого вставьте устройство KAZTOKEN и выберите “KAZTOKEN” в диалоговом окне

«E-token» - если ЭЦП находится на устройстве E-token - вставьте устройство E-token и выберите “E-token” в диалоговом окне

Рис. 9

После недолгой загрузки откроется окно для выбора самого сертификата. Выберите ЭЦП подписи (RSA/GOST), введите пароль от ЭЦП и нажмите на кнопку “Подписать”. (Рис. 10)

для физического лица/ИП используйте свой личный ЭЦП RSA

для юридического лица (ТОО, АО и др) используйте ЭЦП GOST первого руководителя или сотрудника с правом подписи.

Рис. 10

После успешного подписания статус документа/пакета документов изменится на «Документ подписан»/«Пакет документов подписан». Ваша электронная подпись будет указана под подписью отправителя, в самом документе в виде QR кода. Вы можете скачать документ/пакет документов к себе на компьютер, нажав на кнопку «Скачать». (Рис.11)

Рис. 11

Как принять документ/пакет документов

Если в диалоговом окне документа/пакета документов нет опции “Подписать”, значит Ваш контрагент прислал Вам документ/пакет документов для ознакомления. Вы можете просмотреть и принять документ/пакет документов, о чем Ваш контрагент получит уведомление.

На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, нажмите на кнопку «Принять» под вашей фамилией. (Рис. 12)

Рис. 12

Если Вы принимаете документ от юридического лица ― укажите должность и далее нажмите на кнопку «Принять». Для физического лица/ИП должность не указывается. (Рис. 13)

Рис. 13

После успешного принятия статус документа/пакета документов изменится на «Документ/пакет документов принят». Информация о том, что Вы приняли документ будет указана под подписью отправителя. Вы можете скачать документ/пакет документов к себе на компьютер, нажав на кнопку «Скачать». (Рис. 14)

Рис. 14

Как отклонить документ/пакет документов

Если контрагент допустил ошибку или Вы не согласны с документом/пакетом документов, то Вы можете отклонить его, чтобы контрагент смог отправить Вам новый исправленный документ/пакет документов.

На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, нажмите на кнопку «Отклонить». (Рис. 15)

Рис. 15

Во всплывающем окне укажите причину отклонения и Вашу должность (если Вы отклоняете от юридического лица) и нажмите на кнопку «Отклонить». Для физического лица/ИП должность не указывается. (Рис. 16)

Рис. 16

Статус документа/пакета документов изменится на «Документ отклонен» с указанием причины отклонения. Вы можете скачать документ/пакет документов к себе на компьютер, нажав на кнопку «Скачать». (Рис. 17)

Рис. 17

Как скачать документ/пакет документов

Вы можете скачать оригинал документа/пакета документов вместе с подписями и историей документа на свой рабочий стол для Вашего архива. При регистрации в системе idocs.kz все ранее полученные документы/пакеты документов Вы можете найти в своем личном кабинете.

На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов нажмите на кнопку «Скачать» в правом углу над подписями.(Рис. 18)

Рис. 18

На Ваш компьютер скачается оригинал документа/пакета документов вместе с подписями и историей документа.

Документ/пакет документов отозван отправителем

Если контрагент решил по какой-либо причине отозвать документ/пакет документов, то Вы увидите соответствующее уведомление при просмотре документа/пакета документов.

На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов под данными отправителя будет указан статус «Документ отозван» и причина отзыва. (Рис. 19)

Рис. 19