Инструкции

Работа с входящими электронными документами от контрагентов

Работа с входящими электронными документами от контрагентов
Инструкции
Чтобы принять и подписать документы/пакет документов от Вашего контрагента, Вам не нужно регистрироваться в системе idocs.kz.
Ваш контрагент может запросить авторизацию с помощью ЭЦП для просмотра документа/пакета документов. Авторизация не является процессом регистрации. Это необходимо для подтверждения личности и соблюдения конфиденциальности данных.
Для подписания документа/пакета документов необходимо:
  • Иметь действующий ЭЦП и запустить приложение NCA Layer.
  • Если у Вас не установлено приложение, скачать его можно здесь - https://pki.gov.kz/ncalayer
Просмотр документа/пакета документов с авторизацией
В электронном письме нажмите на зеленую кнопку «ПРОСМОТРЕТЬ ДОКУМЕНТ» / «ПРОСМОТРЕТЬ ПАКЕТ» или пройдите по ссылке, указанной в конце письма. (Рис. 1)
Рис. 1
Откроется страница авторизации с окном уведомления, где необходимо ознакомиться с текстом и нажать на «Я Ознакомился». (Рис. 2)
Рис. 2
Затем на странице авторизации выберите нужный метод загрузки ЭЦП. (Рис. 3)
  • Выберите «ЭЦП с компьютера» – если Ваш ЭЦП хранится на компьютере или на USB флэшке

  • «Удостоверение» – если ЭЦП загружен на удостоверение личности - для этого подключите считыватель удостоверения личности, вставьте свое удостоверение в считыватель и далее нажмите на “Удостоверение”

  • «KAZTOKEN» - если ЭЦП находится на устройстве KAZTOKEN - для этого вставьте устройство KAZTOKEN и выберите “KAZTOKEN” в диалоговом окне

  • «E-token» - если ЭЦП находится на устройстве E-token - вставьте устройство E-token и выберите “E-token” в диалоговом окне
Рис. 3
После недолгой загрузки откроется окно для выбора самого сертификата. Выберите ЭЦП подписи (AUTH), введите пароль от ЭЦП и нажмите на кнопку «Подписать»
  • для физического лица/ИП используйте свой личный ЭЦП AUTH

  • для юридического лица (ТОО, АО и др) используйте ЭЦП AUTH первого руководителя или сотрудника с правом подписи.
На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, Вы сможете скачать, подписать (если требует подписи) / принять (если не требует подписи) или отклонить документ. (Рис. 4)
Рис. 4
Просмотр документа/пакета документов без авторизации
В электронном письме нажмите на зеленую кнопку «ПРОСМОТРЕТЬ ДОКУМЕНТ» / «ПРОСМОТРЕТЬ ПАКЕТ» или пройдите по ссылке, указанной внизу письма. (Рис. 5)
Рис. 5
На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, Вы сможете скачать, подписать (если требует подписи) / принять (если не требует подписи) или отклонить документ. (Рис. 6)
Рис. 6
Как подписать документ/пакет документов
На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, в маршруте документа нажмите на кнопку “Подписать”. (Рис. 7)
Рис. 7
Если Вы подписываете документ как юридическое лицо, на панели справа Вам необходимо сначала указать Вашу должность, затем нажать на кнопку “Подписать”. Для физического лица/ИП должность не указывается. (Рис. 8)
Рис. 8
Далее выберите нужный метод загрузки ЭЦП: (Рис. 9)
  • Выберите «ЭЦП с компьютера» – если Ваш ЭЦП хранится на компьютере или на USB флэшке

  • «Удостоверение» – если ЭЦП загружен на удостоверение личности - для этого подключите считыватель удостоверения личности, вставьте свое удостоверение в считыватель и далее нажмите на “Удостоверение”

  • «KAZTOKEN» - если ЭЦП находится на устройстве KAZTOKEN - для этого вставьте устройство KAZTOKEN и выберите “KAZTOKEN” в диалоговом окне

  • «E-token» - если ЭЦП находится на устройстве E-token - вставьте устройство E-token и выберите “E-token” в диалоговом окне
Рис. 9
После недолгой загрузки откроется окно для выбора самого сертификата. Выберите ЭЦП подписи (RSA/GOST), введите пароль от ЭЦП и нажмите на кнопку “Подписать”. (Рис. 10)
  • для физического лица/ИП используйте свой личный ЭЦП RSA

  • для юридического лица (ТОО, АО и др) используйте ЭЦП GOST первого руководителя или сотрудника с правом подписи.
Рис. 10
После успешного подписания статус документа/пакета документов изменится на «Документ подписан»/«Пакет документов подписан». Ваша электронная подпись будет указана под подписью отправителя, в самом документе в виде QR кода. Вы можете скачать документ/пакет документов к себе на компьютер, нажав на кнопку «Скачать». (Рис.11)
Рис. 11
Как принять документ/пакет документов
Если в диалоговом окне документа/пакета документов нет опции “Подписать”, значит Ваш контрагент прислал Вам документ/пакет документов для ознакомления. Вы можете просмотреть и принять документ/пакет документов, о чем Ваш контрагент получит уведомление.
На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, нажмите на кнопку «Принять» под вашей фамилией. (Рис. 12)
Рис. 12
Если Вы принимаете документ от юридического лица ― укажите должность и далее нажмите на кнопку «Принять». Для физического лица/ИП должность не указывается. (Рис. 13)
Рис. 13
После успешного принятия статус документа/пакета документов изменится на «Документ/пакет документов принят». Информация о том, что Вы приняли документ будет указана под подписью отправителя. Вы можете скачать документ/пакет документов к себе на компьютер, нажав на кнопку «Скачать». (Рис. 14)
Рис. 14
Как отклонить документ/пакет документов
Если контрагент допустил ошибку или Вы не согласны с документом/пакетом документов, то Вы можете отклонить его, чтобы контрагент смог отправить Вам новый исправленный документ/пакет документов.
На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов, нажмите на кнопку «Отклонить». (Рис. 15)
Рис. 15
Во всплывающем окне укажите причину отклонения и Вашу должность (если Вы отклоняете от юридического лица) и нажмите на кнопку «Отклонить». Для физического лица/ИП должность не указывается. (Рис. 16)
Рис. 16
Статус документа/пакета документов изменится на «Документ отклонен» с указанием причины отклонения. Вы можете скачать документ/пакет документов к себе на компьютер, нажав на кнопку «Скачать». (Рис. 17)
Рис. 17
Как скачать документ/пакет документов
Вы можете скачать оригинал документа/пакета документов вместе с подписями и историей документа на свой рабочий стол для Вашего архива. При регистрации в системе idocs.kz все ранее полученные документы/пакеты документов Вы можете найти в своем личном кабинете.
На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов нажмите на кнопку «Скачать» в правом углу над подписями.(Рис. 18)
Рис. 18
На Ваш компьютер скачается оригинал документа/пакета документов вместе с подписями и историей документа.
Документ/пакет документов отозван отправителем
Если контрагент решил по какой-либо причине отозвать документ/пакет документов, то Вы увидите соответствующее уведомление при просмотре документа/пакета документов.
На странице с предварительным просмотром документа/пакета документов под данными отправителя будет указан статус «Документ отозван» и причина отзыва. (Рис. 19)
Рис. 19
Читайте также: